مدیریت پروژه یک مهارت است. مهارت شامل دانش و تجربه است. برای افزایش دانش باید مطالعه و آموزش دید و برای افزایش تجربه باید کاربرد دانش را در واقعیت اجرایی پروژه لمس کرد.
برخی افراد می گویند مدیریت پروژه یعنی انجام کارها از طریق دیگران. در این مقاله درباره مهارت های مورد نیاز یک مدیر پروژه ، نقش هوش هیجانی در موفقیت مدیران پروژه ، نرم افزارهای مدیریت پروژه و … صحبت می کنیم.
چرا مدیریت پروژه انقدر مهم شده ؟
سرعت تغییرات و فشار ناشی از رقابت باعث شده تا بیشتر کارهای سازمانی در قالب فعالیت های پروژه ای تعریف شوند. تغییرات در تکنولوژی و نیازهای مشتریان باعث شده انجام کارها از حالت تکراری بودن خارج شوند و همین امر انجام کارها را به صورت منحصربفرد درآورده ، موضوعی که از عهده ی اداراتی که اغلب عادت به کارهای تکراری دارند ، خارج است. همزمان فشار ناشی از رقابت ، شرکت ها را وادار به سرعت بخشی به انجام کارها نموده است.
طبیعی است که انجام پروژه ای بر اساس بودجه و طبق برنامه ی زمانی آن ، نیازمند برخورداری از مدیریتی خوب می باشد. هرچه پروژه بزرگ تر ، چالش های مدیریتی نیز بیشتر خواهد بود. از یک مدیر پروژه انتظار می رود که مفاهیم مبهم در ذهن مدیران ارشد را در قالب یک سیستم قابل اندازه گیری و پاسخگو که طیف وسیعی از دانش، مهارت و منابع برای تحقق اهداف سازمانی در برمی گیرد را ارائه نماید.
در یک کلام ، مدیریت پروژه و افرادی که آن را هدایت می کنند به سازمان کمک می کنند که کارهای بزرگ و مهم به خوبی انجام شوند.
تعریف پروژه
موسسه مدیریت پروژه آمریکا ، پروژه را اینطور تعریف می کند : ” تلاشی موقتی است که برای خلق محصول، خدمت یا نتیجه ای یکتا ، بر عهده گرفته می شود. ” بر اساس این تعریف ، پروژه دو خصوصیت دارد:
- تلاشی موقتی است به این معنا که یک تاریخ شروع و یک تاریخ پایان دارد.
- برای خلق یک محصول، خدمت و یا نتیجه ی یکتا است که این خروجی نمونه ی کاملا مشابه ندارد و تکراری نیست.
پروژه ها برای ارائه ی یک ارزش برای کسب و کار تعریف می شوند. ارزشی که در کسب و کار و برنامه ی مدیریت منافع تعریف شده است . پروژه ها برای ایجاد یک تغییر مثبت در سازمانها مثل اضافه کردن و یا بهبود محصولات یا خدمات طراحی می شوند.
مدیریت پروژه چیه؟
مدیریت پروژه شامل علم و هنر است. قسمت علمی آن استفاده از فرایندهای منظم برای مدیریت موثر و کارآمد کار تا حصول نتیجه ی برنامه ریزی شده است. شامل استفاه از فرایندها و ابزارهای مناسب برای تکمیل کار و قسمت هنری آن چگونگی استفاده از مهارتهای تاثیرگذاری ، سازماندهی و دیگر مهارت های فردی و تیمی، توسط مدیر پروژه می باشد.
موسسه ی مدیریت پروژه ی آمریکا می گوید مدیریت پروژه عبارت است از به کارگیری دانش ، مهارت ها ، ابزارها و تکنیک ها در فعالیت های پروژه برای تحقق الزامات آن. مدیریت پروژه سازمانها و کسب و کارها را قادر می سازد تا پروژه ها را به صورت کارآمد و اثربخش مدیریت کنند.
همواره در بحث مدیریت پروژه از مهارت صحبت می شود و تمامی استانداردها و راهنمایی های مرجع برای مدیریت پروژه با کاربرد دانش در عمل هرچند سال تغییر می کند چون مدیریت پروژه یک مهارت است و هدف ، افزایش مهارت های مدیریت پروژه می باشد.
مزایای اجرای مدیریت پروژه
یک مدیریت پروژه ی اثربخش مزایای مختلفی دارد از جمله:
- انجام کارها طبق برنامه ی زمانی و بودجه :
این کار به سازمان قابلیت پیش بینی را اضافه می کند.
- به حداقل رساندن زمان توسعه :
با یافتن راه هایی برای تحقق اهداف در چارچوب یک برنامه ریزی معقول ، مدیریت پروژه موجب کاهش ریسک می شود.
- استفاده ی موثر از منابع:
یک مدیریت پروژه ی مطلوب باعث هدر رفتن پول و وقت باارزش کارکنان نمی شود.
با “هوش هیجانی” مدیر پروژه ی بهتری میشی!!
تجربه نشان داده که هوش هیجانی در عملکرد مدیران پروژه نقش مهمی دارد. دو پژوهشگر به نام های کلارک و هاول تحقیقی درباره ی نقش هوش هیجانی برای مدیران پروژه انجام دادند آنها به این نتیجه رسیدند که مدیران پروژه ای که می خواهند توانایی های رهبری و مدیریت پروژه ی خود را تقویت کنند باید روی یادگیری و استفاده از مهارت هوش هیجانی سرمایه گذاری کنند.
در طول انجام پروژه ها یک مدیر پروژه نیاز به درک و شناخت احساسات خود و دیگران ، مدیریت احساسات خود و نیز همدردی دارد که همگی از توانایی هوش هیجانی نشات می گیرند.
نقطه ی شروع به کار بردن هوش هیجانی در مدیریت پروژه زمانی است که ما می پذیریم مدیریت پروژه عبارت است از انجام کارها از طریق دیگران. همه ی ما به عنوان مدیران پروژه برای موفقیت به یکدیگر وابسته ایم. برای بدست آوردن هر نتیجه ی چشمگیر، به یک تیم نیازمندیم. معمولا پروژه های بزرگ تر و مهم به تیم های بزرگ تر و موثر و همچنین یک مدیر پروژه ی تاثیرگذار نیاز دارند. اینجاست که مزایای استفاده از هوش هیجانی برای مدیر پروژه خودنمایی می کنند.
اگه به این موضوع علاقه مند شدید احتمالا از خواندن مقاله هوش هیجانی هم لذت می برید…
هوش هیجانی می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا :
- روابط خود را با ذی نفعانی که از موفقیت پروژه حمایت می کنند ، بهبود بخشند.
- شکست های هیجانی را پیش بینی و از وقوع آنها جلوگیری کنند.
- با اعضای سرسخت تیم برخورد کرده و تضادها را کنترل کنند.
- از اطلاعات هیجانی برای تصمیم گیری بهتر بهره بگیرند.
- به ایجاد ارتباطات موثرتر بپردازند.
- یک فضای مثبت در گروه ایجاد کنند و روحیه ی اعضا را بالا ببرند.
- دیدگاه مشترکی از اهداف پروژه ایجاد کنند که اعضای تیم را جذب کند و به آنها انگیزه دهد.
با این مهارت ها، یک مدیر پروژه ی عالی می شی:
- توانایی تصمیم گیری
- رهبری
- ارتباطات خوب
- مهارت مذاکره
- مدیریت ذی نفعان
- توانایی حل مساله
- قاطعیت
- صداقت و اخلاقیات
- دانش فنی
- مدیریت ریسک
- مدیریت تغییر
- تجربه ی کار مشابه
- نوآوری و خلاقیت
- خودکنترلی
- قابلیت اطمینان
در مقاله ی “مهارت های نرم” برخی از این مهارت های مورد نیاز مدیران پروژه را به تفصیل توضیح دادیم پس از دستش ندید.
چه چیز کار کردن در یک تیم پروژه را جذاب و لذتبخش می کند؟
اگر در پروژه های متعددی فعالیت کرده باشید احتمالا با تیم های خیلی خوب و عالی و تیم هایی که شاید خیلی عالی نبودند کار کرده اید. لحظه ای به تیم هایی که خیلی خوب عمل کرده اند فکر کنید. اگر شما همواره افراد را دوست داشته باشید می توانید آن پروژه را یک محیط کاری لذتبخش بدانید.
در این حالت احتمالا مشتاقانه به اضافه کاری تمایل دارید یا از اینکه بخشی از این پروژه هستید راضی هستید و حتی زمانی که پروژه به پایان می رسد و مجبورید پروژه را ترک کنید ناراحت و غمگین می شوید.
وقتی از افراد مختلف سوال می کنیم چه چیزهایی کار کردن در یک تیم پروژه را برای شما خوشایند می کند این پاسخها را می دهند:
- استقلال اعضای گروه
- تنوع اعضای گروه
- احترام دو جانبه بین اعضای تیم و نیز بین اعضای تیم و مدیر پروژه
- فضای کاری چالش برانگیز
- داشتن اهداف مشترک بین اعضای تیم و نیز بین اعضای تیم و مدیر پروژه
- تعهد هر یک از افراد
- عملکرد بالای هر یک از اعضای تیم پروژه
- وجود هم افزایی بین اعضای تیم پروژه
می توان گفت این ویژگی ها “روح پروژه “هستند. اگر ارزش های حاکم بر یک پروژه شامل این ویژگی ها نباشد یا اگر با این ویژگی ها در تضاد باشد ، محیط پروژه آسیب خواهد دید.
حالا درباره ی پروژه هایی فکر کنید که به نظرتان خیلی خوب نبودند. آیا می توانید پروژه ای را به خاطر بیاورید که از آن لذت نبردید و تمایل به ترک آن داشتید؟ بیشتر افراد حداقل یکی از این پروژه ها را در رزومه ی خود دارند. امیدوارم که شما مدیر چنین پروژه ای نباشید . اگر وسط پروژه ای نه چندان عالی بودید چه کار می کردید؟ برای شما چه عاملی باعث ترک پروژه می شد؟ چگونه پروژه باعث شکست آرزوها و انتظاراتتان می شد؟ فضای این پروژه را چگونه توصیف می کنید؟
میزان تفاوت محیط دوپروژه از نظر روحیه ی افراد ، بهره وری ،میزان رضایت و انگیزه شگفت انگیز است. یک دنیا تفاوت بین تیم های پروژه با محیط کاری مثبت و محیط های کاری نامناسب و منفی وجود دارد. اگر فرصت انتخاب باشد کاملا روشن است بیشتر افراد ترجیح می دهند عضو تیم پروژه ای باشند که بهره وری و فضای مثبت بیشتری داشته باشد.
مدیران پروژه باید تلاش کنند بهترین محیط تیمی را برای جذب و حفظ اعضای مهم تیم و کمک به آنها ایجاد کنند تا همه ی افراد بهره ور باشند. مدیر پروژه ای که می خواهد بیشترین نفع را از تیم خود ببرد باید محیطی به وجود بیاورد که حامی تیم باشد و آنها را به ارائه ی بهترین عملکرد خود تشویق و ترغیب کند.
دفتر مدیریت پروژه (PMO)Project Management Office
دفتر مدیریت پروژه یک واحد در سازمان است که منطبق با ساختار حاکمیت سازمان ، فعالیت می کند. وظایف این دفتر نظارت و استانداردسازی مدیریت پروژه در سازمان است. بررسی های انجام شده نشان می دهد که عمده نتایج حاصل از پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان ها به این شرح است:
- کاهش دادن نرخ پروژه های شکست خورده
- تحویل پروژه ها در محدوده ی بودجه ی از پیش تعریف شده
- افزایش راندمان کاری
- کاهش هزینه ی پروژه ها
- تحویل پروژه ها در موعد مقرر
سایر مزایایی که دفتر مدیریت پروژه می تواند به همراه داشته باشد
- استاندارد ساز عملیات پروژه ها
- تخصیص بهتر منابع
- تصمیم گیری های جمعی به جای فردی
- افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات و ارتقای کیفیت آنها
- ارتقای کارایی و اثربخشی کارهای پروژه ها
- ایجاد ثبات بیشتر در ساختار پروژه ها
- کاهش تعداد جلسات و افزایش اثربخشی آنها
- اولویت دهی بهتر و دقیق تر کارها
- رشد مدیران پروژه ی فعلی و آینده
دوازده اصل استاندارد مدیریت پروژه
اصول مدیریت پروژه با همکاری یک اجتماع جهانی متشکل از دست اندرکاران پروژه شناسایی و تدوین شده است. این دست اندرکاران، نمایندگانی از صنایع ، پس زمینه های فرهنگی و سازمان های مختلف در نقش های مختلف بوده و در انواع مختلف پروژه ها دارای تجربه بوده اند. بازخوردهای متعدد منتج به دوازده اصل شد که رهنمودهایی را برای مدیریت موثر پروژه فراهم می کند. این اصول از نظر درونی سازگار هستند یعنی هیچ اصلی با هیچ اصل دیگر مغایرت ندارد.
- یک سرپرست کوشا، با احترام و مراقب باشید
- یک محیط همکاری مشترک تیم پروژه ایجاد کنید
- به طور موثر ذی نفعان را مشارکت دهید
- بر ارزشها تمرکز کنید
- تعاملات سیستم را بشناسید ، ارزیابی کنید و به آنها پاسخ دهید
- رفتارهای رهبری را نشان دهید
- سفارشی سازی(متناسب سازی ) کنید
- کیفیت را در فرایندها و تحویل شدنی ها بسازید
- پیچیدگی ها را هدایت کنید
- پاسخ های ریسک را بهینه کنید
- سازگاری و انعطاف پذیری را در آغوش بگیرید
- برای دستیابی به آینده ی متصور، تغییر را فعال کنید
مدل های ارزیابی بلوغ یا عملکرد پروژه ها
کیفیت انجام فعالیت های مدیریت پروژه نقشی غیرقابل انکار در موفقیت یا شکست پروژه ها دارد.به خصوص در سازمانهای پروژه محور با پروژه های بزرگ، این موفقیت یا شکست بسیار بحرانی خواهد بود. یکی از ابزارهای مناسب برای کسب اطمینان از صحت و کیفیت انجام فعالیت های مدیریت پروژه ، ارزیابی مستمر نحوه ی انجام این فعالیت هاست که اصطلاحا ارزیابی “سطح بلوغ مدیریت پروژه” نامیده می شود. در این زمینه و در طول سالیان اخیر، مدلهای رسمی و غیررسمی مختلفی ارائه شده است که هر یک دارای نقاط قوت و ضعف خاص خود هستند. نکته ی حائز اهمیت در این زمینه ، تفاوت ویژگی های پروژه ها و در نتیجه تفاوت شیوه ی مدیریت آنها در حوزه های مختلف مثل پروژه های ساخت ، فناوری اطلاعات ، توسعه ی نرم افزار و غیره است که طراحی مدل اختصاصی برای ارزیابی هر نوع از این پروژه ها را الزامی می کند.
برخی از متداول ترین مدلی های ارزیابی بلوغ پروژه ها
-
مدل تعالی پروژه(Project Excellence Model)
این مدل توسط انجمن بین المللی مدیریت پروژه تهیه شده است و مبنای ارزیابی پروژه ها در جایزه ی بین المللی مدیریت پروژه می باشد. این مدل بر اساس EFQM و متناسب با فضای پروژه ها طراحی شده است. استفاده از این مدل آسان است.
-
مدل بهبود فرایندهای مدیریت پروژه توسط آقای رابرت کی. ویزوکی(Robert K Wisoki)
این مدل در سال 2004 در کتابی تحت عنوان بهبود فرایندهای مدیریت پروژه به چاپ رسید. به نظر می رسد تمرکز این مدل بیشتر بر پروژه های فن آوری اطلاعات معطوف است. این مدل شامل پرسشنامه ای حاوی 800 سوال در قالب 39 فرایند مدیریت پروژه کتاب راهنمای PMBOK می باشد. هر یک از این فرایندهای مدیریت پروژه دارای تعدادی سوال در هر یک از سطوح بلوغ می باشد.
-
مدل ارزیابی سلامت پروژه(Project Health Check)
این مدل یک تکنیک شناسایی برنامه ها و پروژه های بزرگ در هر لحظه ای از چرخه ی حیات آنها است. این تکنیک یک روش جدید تعیین صحت پروژه هاست و نباید آن را با ابزارهای اندازه گیری و کنترل پیشرفت پروژه و مدل های بلوغ مدیریت پروژه یکسان دانست.
-
مدل پی ام دلتا(PM DELTA)
این مدل خروجی یک کار تحقیقاتی در انجمن مدیریت پروژه آلمان بوده است. حرف یونانی “دلتا” نمادی از تفاوت در فن آوری و علوم است. محصولات پی ام دلتا این تفاوت را که بین الزامات استانداردهای مدیریت پروژه و کارهای عادی پروژه ای وجود دارد نشان می دهند. در واقع هدف اصلی محصولات پی ام دلتا ارزیابی (و در صورت نیاز مقایسه ) سیستم های مدیریت پروژه ی یک پروژه است.
-
مدل بلوغ پروژه ها در محیط های کنترل شده (PRINCE2 Maturity Model)
هدف مدل بلوغ پروژه ها در محیط های کنترل شده که در سال 2004 ارائه شد ، توانمند کردن سازمانها در اندازه گیری و ارزیابی بلوغ آنها در استفاده از روش مدیریت پروژه ای پروژه ها در محیط های کنترل شده می باشد.
هر یک از مدل های فوق معایب و محاسن خاصی دارند برخی برای یک صنعت خاص طراحی شده اند برخی سه سطح (پروژه ، طرح و پورتفولیو) را مورد بررسی قرار می دهند و برخی کاربرپسندتر می باشند. لازم به ذکر است که مدل های مختلف دیگری نیز وجود دارند که در اینجا به آنها اشاره نکردیم چون خیلی متداول نیستند.
پروژه هایی با مدیریت پروژه ی ضعیف دچار چه بلایایی می شوند؟؟
- فرصت ها را از دست می دهند. اجرای طولانی تر یک پروژه ی عمرانی حتی ممکن است از اساس کاربرد آن پروژه را از بین ببرد.فرض کنید یک برج مخابراتی زمانی تعریف شده است که سیستم های آنالوگ نیازمند چنین برجی برای ارسال و دریافت سیگنال بوده اند، با طولانی شدن اجرای پروژه و تغییرات فناوری آنالوگ به دیجیتال، چنین برجی دیگر کاربرد ندارد و زمانی به بهره برداری خواهد رسید که هدف از ساخت آن از دست رفته است.
- هزینه های نهایی پروژه بسیار بیشتر از هزینه های برآورد شده خواهد بود
- کار اضافی نسبت به کار برنامه ریزی شده در این پروژه ها امری طبیعی است
- گسترش کنترل نشده ی پروژه
- از دست دادن شهرت برای سازمان
- ذی نفعان ناراضی
- عدم دستیابی به اهدافی که پروژه برای آن تعریف شده است
در نقطه ی مقابل ، یک مدیر پروژه ی کارآمد با توجه به اینکه محیط کسب و کارها دائم در حال تغییر است می تواند با تنظیم مناسب برنامه های مدیریت پروژه ، به تاثیر تغییرات محیط کسب و کار روی پروژه ها پاسخ دهد و باعث رقابت موثر با سایر رقبا در بازار شود.
نرم افزارهای مدیریت پروژه:
نرم افزارهای میریت پروژ یا همان برنامه های PROJECT MANAGEMRNT به صورت مخفف PM قابلیت مدیریت بخش های مختلف یک یا چند پروژه را برای تمامی کسب و کارها فراهم می کنند.
نرم افزارهای مدیریت پروژه به طور قطع جزء ابزاری محسوب می شوند که صرف نظر از ارزش سازمانی شناخته شده خود می توانند کسب و کار شما را به طور حرفه ای ارتقا دهند.
آیا خرید سیستم های مدیریت پروژه شناخته شده و مشهور برای یک شرکت کوچک یا متوسط سرمایه گذاری منطقی محسوب می شود؟
خرید نرم افزارهای مدیریت پروژه شناخته شده برای کسب و کارهای کوچک و متوسط در مراحل اولیه کار توصیه نمی شود بلکه پیشنهاد می شود ابتدا با نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان آشنا شوند و کار کنند و بعد از استفاده کاربردی از آنها و با افزایش تعداد پروژه ها ، سرمایه گذاری لازم را برای خرید سیستم های مدیریت پروژه حرفه ای در نظر بگیرند.
سرمایه گذاری برای خرید نرم افزارهای مدیریت پروژه گامی هوشمندانه برای شرکت های کوچک محسوب می شود زیرا به کارگیری این نرم افزارها برای استارتاپ ها در حقیقت منجر به کاهش اشتباهات، مشکلات مرتبط با اجرای پروژه ها و هزینه های سازمان می شود.
برخی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین رایگان ایرانی و خارجی در سال 2023:
- Hamtik
- Behtime
- Trello
- Asana
- Taskulu
- Clickup
- Jira
- Basecamp
- Microsoft MS Project
جمع بندی
- موسسه مدیریت پروژه آمریکا می گوید مدیریت پروژه عبارت است به کارگیری دانش ، مهارت ها ، ابزارها و تکنیک ها در فعالیت های پروژه برای تحقق الزامات آن.
- تجربه نشان داده که هوش هیجانی در عملکرد مدیران پروژه نقش مهمی دارد. مدیران پروژه ای که می خواهند توانایی های رهبری و مدیریت پروژه خود را تقویت کنند باید روی یادگیری و استفاده از مهارت هوش هیجانی سرمایه گذاری کنند.
- هوش هیجانی می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا :
- روابط خود را با ذی نفعانی که از موفقیت پروژه حمایت می کنند ، بهبود بخشند.
- شکست های هیجانی را پیش بینی و از وقوع آنها جلوگیری کنند.
- با اعضای سرسخت تیم برخورد کرده و تضادها را کنترل کنند.
- ویژگی های یک تیم پروژه ی خوب:
- استقلال اعضای گروه
- تنوع اعضای گروه
- احترام دو جانبه بین اعضای تیم و نیز بین اعضای تیم و مدیر پروژه
- فضای کاری چالش برانگیز
- داشتن اهداف مشترک بین اعضای تیم و نیز بین اعضای تیم و مدیر پروژه
- نتایج حاصل از پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان ها:
- کاهش دان نرخ پروژه های شکست خورده
- تحویل پروژه ها در محدوده ی بودجه از پیش تعریف شده
- افزایش راندمان کاری
- کاهش هزینه پروژه ها
- برخی از متداول ترین مدلی هی ارزیابی بلوغ پروژه ها:
- مدل تعالی پروژه(Project Excellence Model):
- مدل بهبود فرایندهای مدیریت پروژه توسط آقای رابرت کی. ویزوکی(Robert K Wisoki):
- مدل ارزیابی سلامت پروژه(Project Health Check):
- نتیجه ی یک مدیریت پروژه ی ضعیف:
– هزینه های نهایی پروژه بسیار بیشتر از هزینه های برآورد شده خواهد بود
– کار اضافی نسبت به کار برنامه ریزی شده در این پروژه ها امری طبیعی است
– گسترش کنترل نشده پروژه
– از دست دادن شهرت برای سازمان
– ذی نفعان ناراضی
- نرم افزارهای مدیریت پروژه به طور قطع جزء ابزاری محسوب می شوند که صرف نظر از ارزش سازمانی شناخته شده خود می توانند کسب و کار شما را به طور حرفه ای ارتقا دهند.
- پیشنهاد می شود کسب و کارهای کوچک و متوسط ابتدا با نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان آشنا شوند و کار کنند و بعد از استفاده کاربردی از آنها و با افزایش تعداد پروژه ها ، سرمایه گذاری لازم را برای خرید سیستم های مدیریت پروژه حرفه ای در نظر بگیرند.
