مهارت ارتباط موثر، کیفیت زندگی ما را تعیین می کند. اگر بخواهیم زندگی آرام و لذتبخشی را تجربه کنیم تنها از کانال برقراری ارتباط موثر با اعضای خانواده می توانیم به آن برسیم. در زندگی شغلی هم در هر سطحی که کار می کنیم چه کارآفرین و مدیر باشیم چه کارمند و … در هر شغلی ناگزیر از ارتباط با دیگران هستیم، پس ارتباط موثر مثل آب و غذا برای هر کسی که می خواهد بیرون از غار و در اجتماع زندگی کند بسیار واجب و لازم است.
در این مقاله درباره نشانه های نبود ارتباط موثر در محیط کار، مزایای ارتباط موثر در محیط کار و مهارتهایی که باید در خود پرورش دهیم تا ارتباط موثر و خوبی با دیگران داشته باشیم مطرح شده است.
11 اصل برای داشتن ارتباط موثر با دیگران:
با رعایت چند عادت خوب می توانید فردی ارزشمند و اثرگذار در روابطتان با دیگران باشید:
-
بیشتر از آنکه صحبت کنید، گوش دهید:
افرادی که به شکل افراطی صحبت می کنند ، زمانی برای شنونده بودن ندارند ، این رفتار و عادت باعث آزار مخاطب و قضاوت های بی جا برای خود آنهاست زیرا اجازه نمی دهند دیگران نظرشان را اعلام کنند.
-
برای گوش دادن به حرف طرف مقابل، به جایگاه اجتماعی اش توجه نکنید:
متاسفانه دیده می شود بعضی افراد مثلا در محیط کار برای مدیر شنونده خوبی هستند ولی برای کارمندان پایین دستی خیر. این نشان می دهد در کل شنونده خوبی نیستند فقط جهت چاپلوسی به سخنان مافوق خود گوش می دهند.
-
قسمت های مثبت در افراد را ببینید و تقدیر کنید:
برای برقراری یک ارتباط خوب و تاثیرگذار باید هم دید خود را برای رابطه مثبت کنیم و هم طرف مقابل را برای یک رابطه دوستانه مشتاق کنیم. در نتیجه مثبت ببینید و ویژگی های مثبت را عنوان کنید.
-
بر روی نقاط ضعف دیگران (چه خود مخاطب چه شخص ثالث) تمرکز و پافشاری نداشته باشید:
قطعا کسی در بین ما بی عیب و نقص نیست ولی تمرکز بر نقاط ضعف هم تاثیر منفی بر ذهن ما دارد و هم باعث می شود مخاطب حس بدی را تجربه کرده و در برابر ما حالت دفاعی بگیرد.
- اگر از شما انتقادی شد، با روی گشاده بپذیرید و اگر انتقاد را منطقی ندیدید، با لبخند و سکوت از کشاندن مکالمه به سمت دعوا و جدل جلوگیری کنید.
- در انتخاب کلماتی که به کار می برید، دقت کافی داشته باشید و ترجیحا قبل از به زبان آوردنشان ، یک دور با خود در دل حرفی را که می خواهید بزنید ، مرور کنید و ببینید بیان این موضوع لازم است یا خیر و اینکه بعد از به کار بردن این جملات چه واکنشی در طرف مقابل می بینید، آیا بیان این کلمات باعث تداوم رابطه یا از بین رفتن آن می شود.
-
در هنگام ارتباط، خود را به حواشی و لوازم شخصی تان مشغول نکنید:
گاهی کار با وسایل شخصی، مثل خودکار، کاغذ یا تلفن همراه باعث می شود که ناخودآگاه در مخاطب این حس را به وجود آورید که مشتاق شنیدن صحبت های او نیستید، یا حوصله ندارید و بی توجه هستید.
- اگر لازم است که به مساله ای همزمان توجه داشته باشید و یا به پیام مهمی پاسخ بدهید، اهمیتش را برای طرف مقابل توضیح داده و پوزش بخواهید.
- از خود راضی نباشید و مغرورانه با طرف مقابل برخورد نکنید. این را هر روز با خود تکرار کنید، که جدای از تحصیلات و جایگاه اجتماعی همه انسان هستیم و حق این را نداریم با همنوع خود با کبر و غرور برخورد کنیم.
- حضور طرف مقابل را مهم بدانید و این موضوع را به او یادآور شوید، که از دیدارش خوشحال هستید و مشتاق ادامه ارتباط می باشید.
- به جای تمرکز بر روی چیزهایی که طرف مقابل قرار است به شما بدهد. به چیزهایی که می توانید برای او فراهم کنید تمرکز داشته باشید در این صورت مطمئن باشید بازخورد مناسبی خواهید گرفت و در مذاکراتتان به نتیجه برد – برد خواهید رسید.
برای “ارتباط موثر” لازمه چه مهارتهایی داشته باشیم؟
-
شنونده فعال باشید:
گوش دادن یکی از مهارت های بسیار مهم ارتباطی است، که هر فردی در جامعه باید آن را بیاموزد. شنونده خوب بودن نقش بسزایی در برقراری ارتباط موثر چه در سطح روابط اجتماعی، چه در روابط عاطفی و چه در روابط حرفه ای و کاری ایفا می کند. این هنر و مهارت باعث جلب اعتماد ، ایجاد حس درک شدن در دیگران ، افزایش تاثیرگذاری و متقاعدسازی دیگران، کاهش تعارضات و کاهش سوء برداشت ها می شود.
معمولا هدف ما از گوش دادن به صحبت دیگران اینهاست:
- دریافت اطلاعات
- فهمیدن و درک کردن
- لذت بردن
- یادگیری
همه ی ما گمان می کنیم که شنوندگان خوبی هستیم اما تحقیقات ثابت کرده است هنگامی که فردی با ما سخن می گوید ما فقط بین 25 تا 50 درصد از صحبت های او را گوش می دهیم.
هنگام برقراری ارتباط با دیگران ما غالبا بر آنچه باید بگوییم متمرکز می شویم با این حال ارتباط موثر کم تر به صحبت و بیشتر به گوش دادن بستگی دارد. خوب گوش دادن نه تنها به معنای درک کلمات یا اطلاعات منتقل شده است بلکه احساساتی است که گوینده سعی در انتقال آن دارد.
- تفاوت زیادی بین شنیدن فعالانه و به سادگی شنیدن وجود دارد. وقتی واقعا گوش می کنید یا وقتی آنچه را گفته می شود، می فهمید، صدای واضحی را می شنوید که به شما می گوید حس آن چیست و سعی در انتقال چه احساساتی دارد.
- وقتی شنونده فعالی باشید نه تنها شخص مقابل را بهتر درک می کنید بلکه به او احساس شنیده شدن و درک شدن خواهید داد. این امر می تواند به ایجاد یک ارتباط قوی و عمیق بین شما کمک کند و از طرفی حس مفید بودن را در مخاطب ایجاد کنید.
- اگر هدف شما درک و ارتباط با شخص مقابل باشد، گوش دادن به روش فعالانه اغلب به صورت طبیعی انجام می شود. اگر این گونه نیست، نکات زیر را امتحان کنید . هرچه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعاملات شما با دیگران رضایت بخش و پاداش آور خواهد بود:
- به طور کامل بر روی فردی که صحبت می کند، تمرکز کنید. اگر دائما تلفن خود را چک کنید یا به چیز دیگری فکر کنید نمی توانید به صورت درستی به او گوش فرا دهید. شما باید لحظه به لحظه در این تجربه تمرکز داشته باشید تا در مکالمه تفاوت های ظریف و نشانه های مهم غیرکلامی را ه خوبی درک و انتخاب کنید.
- اگر تمرکز روی برخی از صحبت ها برای شما دشوار است، سعی کنید کلمات را در ذهن خود تکرار کنید. این کار پیام آنها را تقویت می کند و به شما کمک می کند تا تمرکز خود را حفظ کنید.
از قطع کردن صحبت فرد یا تلاش برای هدایت مکالمه به نگرانی های خودتان یا بزرگ جلوه دادن مشکلات خود با گفتن جملاتی مانند ” اگر فکر می کنید این اتفاق بد است، بگذارید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است! ” خودداری کنید.
- گوش دادن به معنای انتظار کشیدن برای صحبت کردن خودتان نیست. گاهی بعضی از افراد به دنبال پاسخ دادن هستند و به خوبی به سخنان مخاطب گوش نمی دهند. اگر آنچه را که قرار است بعدا تعریف کنید در ذهن خود مرور کنید هرگز نمی توانید بر روی آنچه که شخص می گوید تمرکز کنید. اغلب اوقات گوینده می تواند حالات چهره شما را بخواند و متوجه شود که ذهن شما جای دیگری است. همان طور که شما از حالت های مخاطبانتان می توانید عدم تمرکز او را حس کنید.
- علاقه خود را به آنچه گفته می شود نشان دهید. گاهی اوقات سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که وضعیت بدن شما پذیرا و مجذوب صحبت است. با اظهار نظرهای کلامی کوچک، مانند بله یا اوه ، سخنران را تشویق کنید تا به صحبت ادامه دهد.
- سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید. برای برقراری ارتباط موثر با کسی لازم نیست او را دوست داشته باشید. یا با عقاید ، ارزش ها یا نظرات وی موافقت کنید. با این حال لازم است قضاوت را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید تا کاملا وی را درک کنید. دشوارترین ارتباط هم، اگر با موافقت انجام شود اغلب می تواند منجر به شکل گیری یک ارتباط غیرممکن با کسی شود.
- هر لفظی که گوینده ذکر کرده را به سادگی تکرار نکنید، چون فاقد صداقت یا غیرهوشمند به نظر خواهید رسید. در عوض معنای کلمات گوینده را بیان کنید.
- احساسات پشت کلمات را بشنوید: این فرکانس های بالاتر گفتار انسان است، که احساسات را منتقل می کند. با تمرین دادن عضلات ریز گوش میانی می توانید با این فرکانس ها سازگارتر شوید. بنابراین بهتر می توانید آنچه را دیگران واقعا می گویند درک کنید. این کار را می توانید با آواز خواندن ، نواختن ساز بادی یا گوش دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا انجام دهید.
- مهارت خودآگاهی را بیاموزید و در خود تقویت کنید. کسانی که خودآگاهی بالایی دارند سبک ارتباطی خود را می دانند بنابراین هنگام برقراری ارتباط با دیگران تسلط بیشتری بر خود دارند. آگاهی بر خود، بر هیجانات و بر سبک ارتباطی خود باعث می شود که فرد هنگام برقراری ارتباط با دیگران دچار سردرگمی نشود.
-
به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید:
نوع نگاه کردن، گوش دادن ، حرکت کردن و عکس العمل شما نسبت به شخص دیگر، بیش تر از کلمات در مورد احساس شما به او اطلاعات می دهد و بالعکس. ارتباط غیرکلامی یا زبان بدن، شامل حالات صورت، حرکات بدن، تماس چشمی ، لحن ، تن صدا و حتی فشار عضلانی و تنفس و حتی تغییر رنگ چهره می شود.
ایجاد توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می تواند به شما کمک کند با دیگران به درستی ارتباط برقرار کنید. منظور خود را بیان کنید، در موقعیت های چالش برانگیز موقعیت خود را مشخص کنید و روابط بهتری در خانه، خانواده و محل کار داشته باشید.
می توانید با استفاده از زبان بدن باز، بازوهای باز، ایستادن روی لبه ی صندلی با حالت باز و برقراری ارتباط چشمی با شخصی که با او صحبت می کنید ، مشتاق بودن خود را نشان داده و ارتباط موثر را تقویت کنید.
همچنین می توانید از زبان بدن برای تاکید یا تقویت پیام کلامی خود استفاده کنید برای مثال دست روی شانه دوست خود بگذارید و از موفقیت او تعریف کنید یا مشت های خود را گره کنید تا بر پیام خود تاکید کنید.
-
نحوه ی تفسیر درست ارتباطات غیرکلامی:
- از تفاوت های فردی آگاه باشید . افراد از کشورها و فرهنگ های مختلف تمایل به استفاده از ارتباطات غیرکلامی مختلفی دارند. بنابراین مهم است که هنگام تفسیر سیگنال های زبان بدن، سن، فرهنگ، دین ، جنسیت و حالت عاطفی او را در نظر بگیرید. گاهی مخاطب ما بنا به شرایط خاصی که دارد سیگنال های متفاوت با آنچه که هست را برای ما می فرستد پس همواره با در نظر گرفتن زمان و مکان مناسب مذاکره کنیم.
- به سیگنال های ارتباط غیرکلامی به صورت گروهی نگاه کنید. یک حالت بدن یا نشانه ی غیرکلامی منفرد را بارها تفسیر نکنید. تمام سیگنال های غیرکلامی را که دریافت می کنید از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا تا زبان بدن را با هم در نظر بگیرید. توجه به این شیوه باعث می شود که در صورت تناقض بین اعضای بدن به سیگنال منفی عادتی پی ببریم و بهتر در مورد مخاطب تصمیم بگیریم.
- هرکسی می تواند گاه گاهی بلغزد و اجازه دهد تماس چشمی از بین برود یا به طور ناگهانی دست هایش را در هم گره کند بدون اینکه معنی خاصی داشته باشد. در مجموع همه ی سیگنال ها را به عنوان یک تفسیر در مورد یک فرد در نظر بگیرید و به این موضوع دقت کنید که گاهی یک حرکت بدن نشانگر عادت خانوادگی یا شیوه ی تربیت و حتی گاهی درد یا خارش قسمتی از بدن است. پس در مقابل افراد با بازخورد منفی تصمیم نگیرید. مگر اینکه تکرار شود یا سخنان ناشی از مخالفت مخاطب باشد.
-
نحوه ی ارائه درست ارتباطات غیرکلامی:
از سیگنالهای غیرکلامی متناسب و در راستای کلمات خود استفاده کنید. اگر یک چیز بگویید اما زبان بدن شما چیز دیگری بگوید شنونده ی شما احساس گیجی می کند یا به صداقت شما شک می کند. به عنوان مثال نشستن با دستان صلیبی شکل و تکان دادن سر، با گفته هایی که موافقت شما با موضوع را اعلام می کند، مطابقت ندارد و این موضوع باعث عدم اعتماد مخاطب خواهد شد.
سیگنال های غیرکلامی خود را متناسب با شرایط تنظیم کنید و وضعیت احساسی و زمینه ی فرهنگی فردی را که با او تعامل دارید در نظر بگیرید. گاهی در یک کشور ، شهر یا قومیت یک رفتار خاص مشکل آفرین و ضداخلاق محسوب می شود.
- از زبان بدن منفی خودداری کنید. در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید حتی وقتی در واقع احساس مثبتی را تجربه نمی کنید. اگر از موقعیتی عصبی هستید، می توانید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن اعتماد به نفس استفاده کنید.در این حالت در مقابل مخاطب ضعفی از خود نشان نمی دهید و می توانید در مورد ادامه دادن یا عدم ادامه با درایت تصمیم بگیرید.
- حتی اگر احساس اعتماد به نفس نمی کنید ، به جای اینکه با سر پایین به اتاق وارد شوید، چشمانتان را بدزدید و روی صندلی ها بلغزید. سعی کنید سرتان را بالا بگیرید و شانه ها را عقب بدهید، لبخند بزنید و تماس چشمی را حفظ کنید و محکم دست بدهید. این کار باعث می شود اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و به آرامش طرف مقابل کمک کنید.
اهمیت برقراری ارتباط موثر در محیط کار:
برقراری ارتباط موثر در محیط کار، سنگ بنای موفقیت تیم های کاری در شرکت ها و سازمانهاست. ارتباط در محیط کار صرفا به این معنا نیست که به خوبی با دیگران کار کنید ، بلکه این مفهوم به ایجاد روابط ، به حداقل رساندن خطاها و مهم تر از همه انجام کار با حداکثر بهره وری مربوط می شود. از طرفی احساس رضایت شغلی و حس خوب در محیط کار، تشویق عادات ارتباطی خوب در سازمان، به عنوان یکی از مهم ترین اقدامات رهبران شناخته می شود.
برقراری ارتباط موثر در محیط کار می تواند فعالیت های تیمی را تقویت کند. این امر، تقریبا برای هر سازمانی صدق می کند.
حفظ ارتباط موثر و اتفاق نظر بین مدیریت و تیم های کاری را تضمین می کند. این بدان معناست که کارمندان، با اعتماد به نفس و اطمینان کار می کنند و مدیران نیز از اینکه اعضای تیم کارشان را به درستی انجام می دهند، خاطر جمع هستند. جنبه ی مهم دیگری از اهمیت ارتباط موثر، استفاده از معانی مشترک است. یعنی همه ی کارکنان ، درک و برداشت مشابهی از مفاهیم رایج در سازمان دارند. این امر بالاخص در ارتباط با واژگان خاص هر صنعت، اهمیت زیادی دارد.
چه لزومی دارد به ” برقراری ارتباط موثر” در محیط کار فکر کنیم؟
برقراری ارتباط موثر در محیط کار هم برای کارکنان و هم برای کل مجموعه، مزایای ارزشمندی دارد که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:
-
بهبود بهره وری:
وقتی اعضای تیم با رهبر و دیگر اعضا ارتباط خوبی داشته باشد، بهره وری افزایش پیدا می کند. ارتباط موثر رهبر با اعضای تیم ، او را از مهارت ها و نقاط ضعف و قوت هر یک از آنها مطلع می کند و به این ترتیب می تواند هر وظیفه را با در نظر داشتن این عوامل، به عضوی محول کند که بهتر از همه ، از عهده ی انجامش بر می آید.
از سوی دیگر ، برقراری ارتباط موثر در محیط کار، نیاز به پرسش و پاسخ های اضافی و غیرضروری را به حداقل می رساند و این گونه از طریق صرفه جویی زمانی، بهره وری بهبود می یابد.
-
تقویت روحیه:
مهارت های ارتباطی عالی، یکی از نشانه های تیم های کاری قدرتمند است. وجود حلقه ی ارتباطی قدرتمند بین اعضای تیم، آنها را خشنود ساخته و ضمن بهبود مشارکت، احساس رضایت بیشتری از انجام کار برایشان ایجاد می کند.
-
رشد و پیشرفت کسب و کار:
برقراری ارتباط موثر در محیط کار، تحویل پروژه های کاری در موعد مقرر را تسهیل می کند. ارتباط سازنده می تواند سرعت کار را افزایش و میزان خطا را کاهش دهد. وقتی پروژه را با سرعت بیشتر و کیفیت بهتر ارائه دهید ، آنگاه می توانید پروژه های بیشتری بگیرید و این گونه ، کسب و کارتان به تدریج و با آهنگ سریع تری رشد و پیشرفت می کند.
-
کاهش تعارضات:
یکی دیگر از مزایای برقراری ارتباط موثر در محیط کار،کاهش تعارض است. اگر ایده های کارکنان به درستی درک نشود، یا یکی از اعضای تیم نتواند منظور عضو دیگر را به خوبی درک کند ، جو نامناسبی بر محیط کار حاکم خواهد شد.
این عوامل باعث شکل گیری احساساتی مثل خشم و کم ارزشی در اعضای تیم می شود که این به نوبه خود می تواند به تعارض و درگیری بینجامد.
-
ابزاری برای ایجاد هماهنگی:
ارتباطات ابزار مهم و ضروری برای ایجاد هماهنگی میان فعالیت های کارکنان در بخش های مختلف یک سازمان هستند.
-
کمک به تصمیم گیری:
اطلاعات به دست آمده از طریق ارتباطات ، می توانند به روند تصمیم گیری سرعت ببخشند. در واقع ارتباطات دسترسی به اطلاعات حیاتی مورد نیاز برای تصمیم گیری را ممکن می کنند.
-
رهبری موثر:
داشتن مهارت ارتباطی خوب مدیران را به زیردستان شان نزدیک تر و امکان تبادل نظرات و پیشنهادات مختلف را فراهم می کند. همچنین ، سوء تفاهم ها را از بین می برد. میزان اعتماد افراد را به یکدیگر افزایش می دهد و سبب می شود که آنها با عزم و جدیت بیشتری در جهت تحقق اهداف سازمان گام بردارند.
-
تسهیل برنامه ریزی :
برقراری ارتباط برنامه ریزی را تسهیل می کند. تمامی اطلاعات مورد نیاز منابع انسانی و سایر بخش های یک سازمان، با توجه به شرایط و نوع کار می توانند از طریق ارتباطات جمع آوری و در نهایت به عملکرد بهتر منابع انسانی منتهی شوند، همچنین سیاست ها و برنامه های سازمان به شیوه ی بهتری تهیه و اجرا خواهند شد. به طور کلی ارتباطات در سازمان ها نقش مهمی دارند و برنامه ریزی سازمان را تسهیل می کنند.
شیوه های موثر برقراری ارتباط در محیط کار:
-
در دسترس باشید:
یکی از ساده ترین راه ها برای داشتن ارتباطات خوب در محل کار این است که در دسترس باشید ، مدیرانی که با آنها کار کرده ام همیشه برای گفت و گو و کمک به سایر افراد آماده و در دسترس بودند، در مقابل، همکارانی داشته ام که همیشه در دفتر کار خود را بسته بودند و چهار روز طول می کشید تا ایمیلم را پاسخ دهند.
کدام سناریو فضای کار بهتری را ایجاد می کند؟ انتخاب گزینه ی مناسب چندان دشوار نیست.
با همیشه در دسترس بودن ، به برقراری ارتباط نزدیک و صمیمی در محل کار کمک می کنید.
-
دوستانه رفتار کنید:
رفتار دوستانه با افرادی که با آنها کار می کنید، روش نسبتا آسانی برای کسب مهارت های ارتباطی خوب در محل کار است. داشتن نگرش مثبت و مراقبت از افرادی که با آنها کار می کنید بسیار حائز اهمیت است.
زمانی که رفتار گرم و دوستانه ای داشته باشید، افرادی که با آنها کار می کنید احساس نزدیکی و صمیمیت بیشتری با شما خواهند داشت. آنها شما را فردی خوش برخورد می بینند که می توان اوقات خوبی را با او سپری کرد. این نوع ارتباط به شکل گیری تیم هایی منجر می شود که به خوبی با هم کار می کنند و از بودن در کنار یکدیگر لذت می برند. این روابط خوب در محل کار به رشد و توسعه ی فردی و سازمانی کمک می کنند.
-
شنونده ی خوبی باشید:
ارتباط خوب فقط به معنای انتقال اطلاعات نیست، بلکه به معنای یک “شنونده خوب بودن” نیز هست تا افراد بتوانند اطلاعاتشان را به درستی منتقل کنند.
وقتی مهارت شنیداری خود را به خوبی پرورش داده باشید، قادر خواهید بود که صحبت های افراد مختلف را به طور کامل پردازش کنید. این موضوع جهت ادامه ی همکاری با سازمان و سایر افراد اهمیت دارد.
شما باید بتوانید با آنچه افراد می گویند و همچنین با اطلاعاتی که در اختیارتان قرار می دهند، ارتباط برقرار کنید زمانی که شخصی را به طور کامل درک می کنید، می توانید با یکدیگر گفت و گوی خوبی داشته باشید و همکاری تیمی و دوستی خوبی را میان خودتان بنا کنید.
-
شفاف باشید:
به اشتراک گذاری صریح و شفاف اطلاعات یکی از مهم ترین تکنیک های ارتباطی در محیط کار است. شفاف بودن یکی از هفت مولفه ی ارتباطی و چهارچوبی برای جلوگیری از سوء تفاهم در روابط است.
من با افرادی کار کرده ام که در مورد سوالی که در ابتدا مطرح کرده ام 30 دقیقه صحبت کرده اند اما به دلیل نبودن شفافیت در گفته هایشان به پاسخ روشنی نرسیده ام.
اطمینان دارم که همه ی ما اشخاصی را می شناسیم که می توانند مدت زمان زیادی را صرف ارائه ی توضیحات بی فایده و غیرشفاف کند، بدون اینکه اطلاعاتی را به شنوندگان اضافه کنند. بهتر است از این نوع رفتار فاصله بگیرید. زیرا در این حالت فرصتی برای ارتباط متقابل به وجود نمی آید.
در حالی که هنگام به اشتراک گذاشتن اطلاعات مهم، داشتن مهارت گفت و گو می تواند بسیار مفید و سازنده باشد تلاش کنید هنگام ارائه ی اطلاعات شفاف و صریح باشید ، نکات مهم و ضروری را بیان کنید و با حاشیه پردازی از اصل مطلب غافل نشوید. آنچه را لازم است بگویید و در اختیار افراد دیگر بگذارید، به طور واضح ارائه دهید و در صورت نیاز درباره ی موضوع مورد بحث اطلاعات بیش تری را جمع آوری کنید.
-
از شیوه های ارتباط غیرکلامی آگاه باشید:
همواره به یاد داشته باشید که تقویت ارتباط غیرکلامی درست به اندازه تقویت ارتباط کلامی مهم و جالب توجه است. وقتی با افراد مختلف تعامل دارید، به دقت به زبان بدن آنها توجه کنید.
جزئیاتی مانند قرارگیری دست ها و بازوها و نیز اخم داشتن در چهره می توانند نشانه های بزرگی باشند، که دریابید طرف مقابلتان با شما هم عقیده نیست یا منظورتان را به درستی درک نکرده است. بنابراین بسیار مهم است که به ارتباطات غیرکلامی اهمیت دهید و معنای آنها را درک کنید.
هنگام صحبت با دیگران به چشم هایشان دقت کنید. زمانی که شخصی با شما گفت و گو می کند با روی باز از او استقبال کنید. این کار نشان دهنده ی این است که شما پذیرای گفته هایش هستید.
-
با گشاده رویی از بازخوردها استقبال کنید:
به این فکر کنید که می توانید تحت هر شرایطی و از افراد مختلف بیاموزید. پایبندی به این موضوع نه تنها در ابتدای کار، بلکه در تمام دوران اشتغال شما اهمیت بسیاری دارد.
همه مدیر دارند، حتی اگر مدیر یک شرکت باشید نیز مدیرانی دارید، که باید از آنها اطاعت کنید و آنها در واقع همان مشتریان شما هستند. تلاش کنید همواره پذیرای بازخوردهای مدیر ، همکاران و مشتریان خود باشید. بسیاری از افراد نسبت به دریافت انتقادات سازنده حساس هستند و با این موضوع کنار نمی آیند در حالی که بهترین راه برای یادگیری و به دنبال آن، رشد و توسعه فردی است.
اگر تمایل ندارید به بازخوردهای سایر افراد گوش بدهید، هرگز نمی توانید روش انجام کارتان را تغییر دهید و این بدان معناست که بهبودی در نتایج کارتان حاصل نخواهد شد.
-
ذهن باز داشته باشید:
تلاش کنید که به گفته های دیگران بها دهید و به خوبی به آنها فکر کنید اگر در حین گفت و گو با دیگران حضور ذهن نداشته باشید به احتمال زیاد به گفته هایشان دقت نخواهید کرد. زیرا ممکن است بخواهید فقط به پاسخی که باید بدهید فکر کنید و اطلاعات ارائه شده آنها را از دست بدهید.
داشتن ذهن بازو گیرا به شما امکان می دهد گفت و گوی سازنده ای با دیگران داشته باشید و بتوانید برای حل مشکلات سازمان با یکدیگر همکاری کنید.
اگر این نشانه های رفتاری را دارید، ممکن است اعتبار و آینده ی شغلی شما در خطر باشد:
-
مدیریت را به عنوان دشمن خود می دانید:
اگر ارتباط موثر با مدیران ندارید و اگر معتقدید کارمندانی که با مدیران روابط خوبی دارند چاپلوس هستند و تصور می کنید روابط بین کارمندان و مدیران باید به صورت ” ما در مقابل آنها” باشد، احتمالا این نگرش بر روابطتان با مدیران تاثیر گذاشته و آنها شما را به عنوان دشمن می بینند. هیچ کس تمایل ندارد تمام روز را با دشمنانش کار کند و حتی به آنها پول پرداخت کند.
-
حداقل ماهی یک بار می گویید این کار من نیست:
در کار زمان هایی پیش می آید که احساس می کنید فرد مناسبی برای انجام آن کار نیستید، مثلا هنگامی که شدیدا درگیر کاری هستید که از نظر مدیرتان اولویت دارد، اگر متوجه شدید مرتبا از انجام وظایفتان سر باز می زنید، احتمالا به خودتان سخت می گیرید.
تعریف مشاغل و وظایف ، جامع نیست و اکثر مردم معمولا کارهایی را انجام می دهند که در حیطه وظایف آنها نیست و زمانی یک کارمند خوب هستید که در شرایط اضطراری برای پیشبرد اهداف سازمان هر کاری که در توان دارید انجام دهید.
-
درخواست مدیرتان را پیشنهاد تلقی می کنید:
گاهی ممکن است حرفی که مدیرتان می گوید پیشنهادی باشد، که شما می توانید آن را قبول کرده یا نکنید، اما اغلب اوقات مدیران انتظار دارند کاری را که از شما خواسته اند، انجام دهید. اگر بر حسب عادت درخواست هایی را که با آنها مخالف هستید، نادیده بگیرید، بعد از مدتی مدیر شما متوجه می شود باید کارتان را با دقت بررسی کند تا مطمئن شود آن بخش از وظایفتان را که دوست ندارید، انجام داده اید.
قطعا از اینکه کار شما زیر ذره بین باشد، احساس خوبی پیدا نمی کنید.
-
مدیران سابقتان تمایلی به دادن معرفی نامه به شما ندارند:
اگر هنگامی که از مدیران سابقتان معرفی نامه بخواهید ، آنها جواب تماس شما را ندهند، یا از شما حمایت نکنند ، احتمالا دلیلی برای این کار وجود دارد. اکثر مدیران نسبت به دادن معرفی نامه به کارمندان سابقشان احساس مسئولیت می کنند، پس اگر با شما برخورد مناسبی نشد باید درباره روابط تان با مدیران تجدید نظر کنید، زیرا احتمالا در گذشته ارتباط موثری با آنها نداشته اید.
-
به جای اجازه معمولا معذرت می خواهید:
درست است که همچنان که در کارتان پیشرفت می کنید، انتظار دارید در بسیاری از حوزه ها مستقلا عمل و تصمیم گیری کنید. اما اگر بخواهید تصمیم مهمی بگیرید که ریسک بالایی دارد، اکثر مدیران انتظار دارند در این تصمیم گیری مشارکت کنند.
اگر مرتبا تصمیماتی بگیرید که بدانید مدیرتان ممکن است آنها را تصویب نکند و فقط امیدوار باشید شما را ببخشد، احتمالا کارفرمایتان شما را فردی با ریسک بالا می بینید، تصور می کند شما با سایرین ارتباط موثری ندارید.
-
به جای پیدا کردن راهی برای انجام کارها به دنبال بهانه ای برای انجام ندادن آنها هستید:
اگر همیشه جمله ” این کار شدنی نیست” را به کار می برید باید بدانید ارتباط موثر و اثربخش با همکارانتان ندارید و تاثیر بسیار مخربی بر تیم می گذارید. گاهی اوقات وقتی افراد از یک استدلال دفاع می کنند، احساس می کنند نقش مهمی دارند، اما نه گفتن مداوم یا رد نظرات باعث دلسرد شدن افراد و خراب شدن ایده و طرح های جدید می شود.
-
همیشه حسی منفی به کارتان دارید:
گاهی خستگی در کار طبیعی است، اما اگر هر روز نسبت به کار و شرکت تان احساس بدی دارید، این حس منفی احتمالا بر شغل وکیفیت زندگی شما تاثیر می گذارد. اگر این چنین است ، بهترین راه این است که بفهمید آیا راهی منطقی برای بهتر کردن شرایط و ایجاد احساس رضایت از کارتان وجود دارد، یا اینکه بهتر است شغل تان را عوض کنید. اگر خودتان این تصمیم را نگیرید، در نهایت شغل تان این تصمیم را برای شما می گیرد.
-
هیچ کدام از مدیرانی را که تاکنون داشته اید، دوست ندارید:
اگر هیچ وقت از کار کردن با مدیرانی که با آنها کار می کنید، رضایت ندارید ، احتمالا این یک ویژگی همیشگی شما است. این مساله ممکن است به دلیل ناتوانی در کسب رضایت، انتظارات غیرواقعی درباره کار، مشکل داشتن با مقام مدیریت و قدرت، ناتوانی در ایجاد ارتباط با دیگران یا هر چیز دیگری باشد، اما بهتر است به این موضوع فکر کنید و ببینید می توانید علت آن را پیدا کرده و حل کنید یا نه.
چرا باید با دیگران “ارتباط موثر” برقرار کنیم؟
-
برای رسیدن به موفقیت به کمک دیگران نیاز داریم:
نمی دانم در چه سنی هستید ولی فکر کنید اگر تا رسیدن به این سن کسی به شما کمک نمی کرد، چه اتفاقی می افتاد؟ با فکر کردن به این سوال متوجه می شویم که دیگران چقدر در زندگی ما موثر هستند. اگر ما یک درخواستی از دیگران داشتیم ، که هیچ کس برایمان انجام نمی داد، چه می کردیم؟ از نیازهای اولیه و ساده گرفته تا انجام کارهای بزرگ، پس با قاطعیت می گوییم که ما به دیگران نیازمندیم.
-
سهولت در انجام کارها:
شاید افرادی را دیده باشید که روابط قوی دارند ، این گونه افراد کارهایی که دارند به سرعت و آسانی و خیلی راحت پیش می رود و خیلی راحت به اهدافشان می رسند. این افراد گاهی با یک تلفن ساده ، کاری را حل می کنند که برای فردی که دارای روابط قوی نیست، شاید روزها طول بکشد. به این علت است که دسته اول را افرادی با روابط عمومی بالا می نامیم.
-
ارتباط و داشتن احساس شادی بیشتر:
این مورد نیز از مزایای داشتن ارتباط با دیگران است. حتما شنیده اید فلان شخص بسیار خوش برخورد، خندان و مردمی است. شادی در چهره کسی که با دیگران به خوبی می تواند ارتباط برقرار کند موج می زند. لازم به ذکر است که رهایی از تنهایی و با دیگران بودن به انسان احساس ارزشمندی می دهد.
-
تبادل اطلاعات و کسب تجربه:
این مورد هم از مزایای برقراری ارتباط موثر و مفید با دیگران است.
-
احساس امنیت:
داشتن احساس امنیت برای ما بسیار مهم است و حاضریم هر کاری را برای آن انجام دهیم هر چند این احساس را ما باید به صورت درونی در خودمان نهادینه کنیم و زمانی احساس امنیت کامل خواهیم کرد که وجود خداوند را احساس کنیم اما به گونه ای داشتن وحدت با دیگران و ارتباط برقرار کردن با آنها نوعی احساس امنیت را در ما ایجاد می کند. وقتی که ما با دیگران هستیم، احساس می کنیم که پشتمان گرم است و دلگرم تر به زندگی نگاه می کنیم.
قطعا همه تجربه ی این را از کودکی داشته اید، حضور مادر و پدر در هرجایی که بودید به شما حس امنیت بالایی می داد و با دور شدن از آنها ناامنی را تجربه کرده اید. اکنون نیز در زندگی به وجود والدین ، همسر، فرزند، خواهر و برادر و حتی بقیه اعضای خانواده و دوستان دلگرم هستیم و گاهی حتی با شنیدن جمله ای از آنان امید به زندگی بهتر را در خود حس می کنیم.
-
گرفتن راهکار از دیگران:
در حل مشکلات در زندگی خود، گرفتن راهکار از دیگران می تواند از دلایل اهمیت ارتباط موثر باشد. این مورد را همه کماکان تجربه کرده ایم مثلا به مهمانی رفته اید که در حین آن با شخصی مشکل خود را برطرف کرده اید، یا پل ارتباطی با شخص دیگری پیدا کرده اید.
اینجاست که با خود می گویید چه خوب که امروز به این مهمانی آمدم و یا چه خوب امروز با این فرد صحبت کردم و آشنا شدم. انگار خیری در این دیدار بود. از طرفی هر کسی دیدگاه و طرز فکر مختص به خود را دارد و شما وقتی با آنها در رابطه با یک موضوع صحبت می کنید، می توانید دیدگاه ها و طرز فکرهای جدیدی را نسبت به یک موضوع پیدا کنید، که این مهم ترین مرحله در کسب تجربه است یعنی استفاده از تجارب دیگران.
جمع بندی:
- چطور با دیگران ارتباط موثر داشته باشیم؟
- بر روی نقاط ضعف دیگران ( چه خود مخاطب چه شخص ثالث) تمرکز و پافشاری نداشته باشید
- اگر از شما انتقادی شد، با روی گشاده بپذیرید و اگر انتقاد را منطقی ندیدید، با لبخند و سکوت از کشاندن مکالمه به سمت دعوا و جدل جلوگیری کنید.
- به جای تمرکز بر روی چیزهایی که طرف مقابل قرار است به شما بدهد. به چیزهایی که می توانید برای او فراهم کنید تمرکز داشته باشید
- برای برقراری ارتباط موثر چه مهارتهایی نیاز داریم؟
- شنونده فعال باشید
- به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید
- چرا برقراری ارتباط موثر در محیط کار مهم است؟
- برقراری ارتباط موثر در محیط کار می تواند فعالیت های تیمی را تقویت کند. این امر، تقریبا برای هر سازمانی صدق می کند.
- ارتباط موثر رهبر با اعضای تیم ، او را از مهارت ها و نقاط ضعف و قوت هر یک از آنها مطلع می کند و به این ترتیب می تواند هر وظیفه را با در نظر داشتن این عوامل، به عضوی محول کند که بهتر از همه ، از عهده ی انجامش بر می آید.
- موانع برقراری ارتباط موثر در محیط کار؟
- مدیریت را به عنوان دشمن خود می دانید
- حداقل ماهی یک بار می گویید این کار من نیست
- به جای پیدا کردن راهی برای انجام کارها به دنبال بهانه ای برای انجام ندادن آنها هستید
