نرم افزار های مدیریتی به چه نرم افزار های می گویند؟ مدیران فعالیت ها و برنامه ها و وظایف متفاوت و زیادی دارند که رسیدگی به همه آنها سردرگم کننده، وقت گیر و فرسایشی است.
اگر شما به عنوان یک مدیر بخواهید خودتان شخصا یادتان به همه چیز باشید و همه جزئیات را در ذهن خود سپرده و به آنها رسیدگی کنید قطعا گرفتار عدم تمرکز روی وظایف اصلی و از دست دادن وقت و انرژی و در نتیجه کم شدن کیفیت کارتان می شود که عواقب خطرناک و جبران ناپذیری چون تصمیم گیری های اشتباه را به همراه خواهد داشت.
در دنیای امروز، نرم افزارها در تمام زمینه ها به کمک ما انسان ها آمده اند از جمله نرم افزارهای مدیریتی که وجودشان جزئی جدایی ناپذیر از سازمان و شرکت شماست.
در این مقاله درباره حیطه های کاری مختلفی که نرم افزارها برای آنها طراحی شده اند، معرفی برخی نرم افزارهای مشهور مدیریتی و … صحبت می کنیم.
فایده استفاده از نرم افزار مدیریتی :
نرم افزارهای مدیریتی برای سازماندهی مسئولیت های روزانه از جمله تقویم ها، فهرست کارها، ذخیره سازی اسناد و نامه ها، مدیریت منابع و بودجه، مدیریت اعضای تیم های کاری و … استفاده می شوند.
استفاده از نرم افزارهای مدیریتی که اطلاعاتی یکپارچه را در اختیار مدیران قرار می دهد، جزء ملزومات کسب و کار امروز است.
بهترین نرم افزار های مدیریتی چه ویژگی هایی دارند؟
-
لیست وظایف یا Task List:
نرم افزارهای مدیریتی با امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وظایف به شما کمک می کند کارهای مهم تر را در اولویت خود قرار دهید. این طوری مطمئن خواهید بود که همه اعضای تیم شما در مسیر درست حرکت می کنند.
-
برنامه ها یا Schedules:
ابزارهای مدیریتی که دارای قابلیت تقویم، نمودار گانت یا برنامه ریزی روزانه یا هفتگی باشند، نسبت به گزینه های دیگر برتری دارند. این قابلیت ها به شما کمک می کنند بفهمید کار یک پروژه تا کجا پیش رفته و هر کدام از افراد تیم چه فعالیت هایی در راستای پیشبرد کار انجام داده اند.
-
به اشتراک گذاری فایل یا File sharing:
با امکان اشتراک گذاری و سازماندهی اسناد کلیدی پروژه ، دیگر زمان تلف شده ای برای جستجوی فایل ها را نخواهید داشت و همه افراد از طریق یک دیتابیس واحد، به فایل های مهم دسترسی خواهند داشت.
-
ارتباط یا Communication:
نرم افزارهای مدیریتی حتما باید قابلیت ارتباط داشته باشند. چون اگر مدیر و اعضای تیم به صورت روان و ساده با هم در ارتباط باشند، تمام مشکلات در اسرع وقت حل خواهند شد و دیگر نیاز به مکاتبات کاغذی هم نخواهد بود.
-
گزارش دهی یا Reporting:
بهترین نرم افزارهای مدیریتی قابلیت گزارش دهی و گزارش گیری دارند. این طوری مدیران می توانند مطمئن باشند پروژه در حال پیشرفت است و همه وظایف به موقع انجام می شوند.
انواع نرم افزار مدیریتی :
-
مدیریت ارتباط با مشتری:
کسب و کارها می توانند با اتصال نرم افزار مدیریت ارتباط بازاریابی به یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان ، تعاملات انجام شده را بر اساس داده های هر مشتری، پیگیری کرده و برای اقدامات بعدی تصمیم گیری کنند.
این امر کمک می کند تا بتوان تعامل با هر مشتری از طریق وبسایت ، ایمیل و شبکه های اجتماعی را متناسب با خواست و نیاز وی خودکار کرد. بدین ترتیب تیم بازاریابی سازمانی می تواند با راه اندازی کمپین های قوی، پیام درستی را در زمان درست، به دست مخاطب درست برساند.
-
نرم افزار مدیریتی حوزه مدیریت زنجیره تامین:
طبقه بندی، ثبت و نگهداری صحیح کالا ومحصولات، کنترل به موقع موجودی مواد و کالا، برنامه ریزی برای ثبت سفارش به موقع آنها، شناسایی و بررسی تامین کنندگان ذیربط ، کنترل کیفیت مطلوب مواد اولیه خریداری شده از مهم ترین نیازهای تولید محصول با کیفیت و تحویل به موقع آنها به مشتریان می باشد. نرم افزارهای مدیریت زنجیره تامین کمک می کنند بتوانیم برنامه ریزی درستی برای تامین مواد و کالای مورد نیاز داشته باشیم.
-
نرم افزار مدیریتی حوزه منابع انسانی:
دسترسی به سیستم محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان، سازگاری باتغییر قوانین هر ساله استخدامی و تعریف پرتال پرسنلی جامع که امکان مشاهده و رفع ابهامات محاسبات کارکرد را برای کارکنان فراهم آورد، از نیازهای اصلی واحد منابع انسانی سازمان هاست. نرم افزار مدیریت منابع انسانی به عنوا راهکار رفع نیاز سیستم منابع انسانی باید بتواند از مرحله جذب و به کارگیری تا توسعه پرسنل را به صورت یکپارچه مدیریت کند.
-
نرم افزار مدیریتی حوزه اتوماسیون بازاریابی:
نرم افزار های مدیریتی بازاریابی یکی از فناوری هایی هستند که با خودکارسازی فرایندهای فروش، به بهبود کسب و کار شما کمک می کنند.
به کمک این فناوری ، می توان تعاملات انجام شده با مشتریان را پیگیری کرد و خدماتی که طی فرایندهای بازاریابی ، فروش و پشتیبانی به وی ارائه می شود را متناسب با نیازها و علایق هر مشتری، شخصی سازی کرد.
- مدیریت مستندات
- برنامه ریزی منابع انسانی
- و …
معرفی نرم افزار مدیریتی به درد بخور:
-
نرم افزار مدیریت منابع انسانی تایملی Timely:
تایملی از دقیق ترین برنامه های کاربردی مدیریت نیروی انسانی است و فضای نامحدودی برای برنامه ریزی ایام ماه به کاربر می دهد که کمک می کند لیستی دقیق و کامل از فعالیت های خود را با زمان بندی حرفه ای ایجاد کنید. برخی از قابلیت های این نرم افزار بدین قرار است:
- چک لیستی از تمام برنامه ها با زمان دقیق
- امکان نوشتن وظایف روزانه تا ماهانه
- یادآوری و مشاهده خلاصه ای از شرح وظایف
- تایمر معکوس برای آگاهی از زمان باقیمانده
- امکان انتخاب زنگ های متنوع برای اعلانات مختلف
- تیک زدن وظایفی که به پایان رسانده اید.
- حذف امور کنسل شده یا اضافه کردن برنامه کاری جدید
-
پروف هاب ProofHub:
یک نرم افزار مدیریت کسب و کار همه فن حریف است که به شرکت ها و مدیران کمک می کند بتوان همه چیز را ساماندهی کرد.
به تیم های کاری این امکان را می دهد که بهم ریختگی ها را مرتب کرده و کارهای روزمره خودشون رو یکپارچه کنن.
طراحی و تولید این نرم افزار بر اساس این فلسفه و شعار است: تمرکز کردن تمام نیازهای شما در پروژه های کاری و دسترسی ساده به آنها.
با این برنامه می توانید وظایفی را به اعضای تیم خود اختصاص دهید ، پیشرفت آنها را در حین انجام آنها پیگیری کنید و هر زمان که به آنها نیاز داشتید به آنها پینگ کنید.
در این نرم افزار امکان چت خصوصی و گروهی برای افراد تیم کاری شما فراهم است.
در کل این نرم افزار به شما این امکانات را می دهد:
- روی چیزی که بیشتر اهمیت دارد تمرکز کنید.
- از ضرب العجل های خود مطلع باشید.
- نیازی به جست و جوهای طولانی برای فایل های مهمتان نیست.
- همه افراد تیم به خوبی با هم هماهنگ می شوند.
-
مایکروسافت وان نوت Microsoft onenote :
این نرم افزار دارای یک سیستم ابری اشتراک گذاری داده است که به شما امکان می دهد هنگام تایپ یادداشت ها را در همه دستگاه های خود همگام کنید. قابل توجه ترین ویژگی این برنامه این است که می توانید ایمیل ها و متون را بدون نیاز به کپی پیست کردن به یادداشت های خود وارد کنید.
همچنین می توانید یادداشت ها و تصاویر خود را در قالب های مختلف متناسب با نیاز خود وارد و ارسال کنید.
اگر مایل به استفاده از این برنامه باشید باید مایکروسافت آفیس را روی رایانه خود نصب داشته باشید.
-
ترلو trello:
برنامه ای که کمک می کند ایده هایتان از ذهنتان نپرد. حتما برایتان پیش آمده در حال رانندگی و رفتن به دفتر خود هستید ایده ای به ذهنتان می رسد و اگر آن را در محل کار خود بلافاصله یادداشت نکنید ممکن است فراموشش کنید و چه فرصت سوزی بدتر از این.
این برنامه به شما کمک می کند در هر صنعت و حیطه ای که فعال هستید ایده های خود را تجسم کنید و بدون زحمت آنها را پیگیری کنید. این برنامه ایده های شما را به شکلی زیبا و دلپذیر و البته قابل درک نشان می دهد همچنین می توانید یادداشت ها، فایل ها و نکات برجسته ای که نیاز است را اضافه کنید.
-
نرم افزار منابع انسانی Zoho Recruit:
این نرم افزار می تواند یک ابزار بسیار موثر در مدیریت نیروهای انسانی فعال در انواع کسب و کارها باشد. این نرم افزار به دلیل ویژگی های منحصربفردی که دارد ، می تواند به عنوان بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی معرفی شود. هدف اصلی این ابزار کنترل و ساماندهی در فرایند استخدام است. وضعیت افراد متقاضی را مورد بررسی قرار می دهد و رزومه آنها را به ثبت می رساند تا بتوان از این طریق بهترین ها را انتخاب کرد.
کسب و کارهای کوچک و بزرگ با استفاده از این نرم افزار می توانند به راحتی به درآمدزایی برسند و بر تعداد مشتریان خود بیفزایند. اطلاعات موجود در این نرم افزار دائما به روزرسانی می شود این نرم افزار رایگان نیست اما قیمت مناسبی دارد.
این نرم افزار شرایطی را فراهم می کند تا فرد بتواند به راحتی برنامه های خود را در این ابزار ذخیره کند. همچنین مدیران می توانند این برنامه ها را از طریق همین برنامه با پرسنل خود به اشتراک بگذارند و وظایف هر یک از آنها را مشخص کرده و به آنها ارائه دهند.
-
نرم افزارمدیریت مالی AccountEdge:
یکی از جامع ترین وبهترین نرم افزارهای مالی در حسابداری که برای کسب و کارهای کوچک طراحی شده است نرم افزار مدیریت مالی AccountEdge است.
از جمله ویژگی های این نرم افزار می توانیم به این موارد اشاره کنیم:
- از جمله نرم افزارهای مالی رایگان است.
- قابلیت ردیابی و ثبت موجودی شرکت را دارد.
- امکانات لازم جهت تهیه و تنظیم آمار و ارقام به صورت گوناگون را فراهم می کند.
- از جمله نرم افزارهای مالی تحت وب است.
جمع بندی نرم افزار مدیریتی :
- مدیران فعالیت ها و برنامه ها و وظایف متفاوت و زیادی دارند که رسیدگی به همه آنها سردرگم کننده ، وقت گیر و فرسایشی است.
- نرم افزارهای مدیریتی برای سازماندهی مسئولیت های روزانه از جمله تقویم ها، فهرست کارها، ذخیره سازی اسناد و نامه ها ، مدیریت منابع و بودجه ، مدیریت اعضای تیم های کاری و … استفاده می شوند.
- نرم افزارهای مدیریتی با امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وظایف به شما کمک می کند کارهای مهم تر را در اولویت خود قرار دهید.
- ابزارهای مدیریتی که دارای قابلیت تقویم، نمودار گانت یا برنامه ریزی روزانه یا هفتگی باشند، نسبت به گزینه های دیگر برتری دارند. این قابلیت ها به شما کمک می کنند بفهمید کار یک پروژه تا کجا پیش رفته و هر کدام از افراد تیم چه فعالیت هایی در راستای پیشبرد کار انجام داده اند.
- نرم افزارهای مدیریتی حتما باید قابلیت ارتباط داشته باشند. چون اگر مدیر و اعضای تیم به صورت روان و ساده با هم در ارتباط باشند، تمام مشکلات در اسرع وقت حل خواهند شد و دیگر نیاز به مکاتبات کاغذی هم نخواهد بود.
- بهترین نرم افزارهای مدیریتی قابلیت گزارش دهی و گزارش گیری دارند. این طوری مدیران می توانند مطمئن باشند پروژه در حال پیشرفت است.
- نرم افزار مدیریت منابع انسانی به عنوا راهکار رفع نیاز سیستم منابع انسانی باید بتواند از مرحله جذب و به کارگیری تا توسعه پرسنل را به صورت یکپارچه مدیریت کند.
- برخی از قابلیت های نرم افزار تایملی بدین قرار است:
- چک لیستی از تمام برنامه ها با زمان دقیق
- امکان نوشتن وظایف روزانه تا ماهانه
- یادآوری و مشاهده خلاصه ای از شرح وظایف
- تایمر معکوس برای آگاهی از زمان باقیمانده
- نرم افزار Proof Hub به شما این امکانات را می دهد:
- روی چیزی که بیشتر اهمیت دارد تمرکز کنید.
- از ضرب العجل های خود مطلع باشید.
- نیازی به جست و جوهای طولانی برای فایل های مهمتان نیست.
- همه افراد تیم به خوبی با هم هماهنگ می شوند.
