وقتی برق قطع شده وبعد از یه مدتی وصل میشه برای شادی روح ادیسون خدابیامرز یک صلوات جلیل ختم می کنیم و می گیم ادیسون جان جات وسط بهشته،ولی اگر یکم دقت کنید می بینید که برای بیل گیتس جان هم باید همینو بگیم،چرا؟ یک روز بدون آفیس رو تصور کنید:

گزارش ورودی و خروجی محصولات رو باید دستی تهیه کرد کلی وقت میگیره و برای هر یک خط خوردگی و ویرایش باید از نو گزارش رو دستی تهیه کرد. نامه های اداری چطور باید تایپ و ارسال بشن اگر ورد عزیز نباشه؟ لیست حقوق و مزایای این ماه تو چه برنامه ای تهیه و ارسال بشه اگه اکسل عزیز نباشه؟ ارائه های دانشجویی و تدریس ها بدون پاورپوینت لنگ نیستن؟

آمارها نشون می دن روزانه ملیون ها شغل در سراسر جهان از برنامه آفیس استفاده می کنن. تاجایی که امکان لیست کردن همه این مشاغل در این مقاله نیست فقط به برخی از این مشاغل اشاره می کنیم:

• کارآفرینان
• مدیران و سرپرستان
• کارمندان بخش اداری
• منشی ها
• نویسندگان
• تولیدکنندگان محتوا
• دانش آموزان و دانشجویان
• اساتید و معلمان
• و ….

پس برای پیدا کردن شغل و بهره وری بیشتر در شغل فعلیت بسیار مهمه که تسلط نسبی به این برنامه ها داشته باشی،قبل از اینکه تاریخچه آفیس رو با هم مرور کنیم بگم که مدرسه کسب و کار کارابیز دوره های آموزشی برنامه های کاربردی مجموعه آفیس،از جمله ورد، اکسل،اکسس و پاورپوینت رو به بهترین شکل ممکن براتون فراهم کرده، از دستش ندید.

تاریخچه برنامه آفیس:

مایکروسافت آفیس0/3 که با نام مایکروسافت آفیس 92 هم شناخته می شود در سی ام اوت 1992 عرضه شد.این بسته شامل نرم افزارهای ورد،اکسل و پاورپوینت بود. در سال 1993 مایکروسافت آفیس پروفشنال عرضه شد که نرم افزار اکسس یا اکسز هم به این مجموعه اضافه شده بود.

مایکروسافت آفیس علاوه بر نسخه های مخصوص کامپیوترهای رومیزی برای سیستم عامل های ویندوز و مک او اس،برای موبایل و سیستم عامل های اندروید و آی او اس هم توسعه یافته است.نسخه اخیر دسکتاب آفیس در تاریخ 5 اکتبر 2021 عرضه شد و شرکت مایکروسافت در اکتبر 2021 اعلام کرد در ژانویه 2023،آفیس را به نفع مایکروسافت 365 (در ادامه آن را توضیح می دهیم)حذف خواهد کرد اما نام آفیس برای محصولات قدیمی استفاده خواهد شد

مایکروسافت 365 چیست؟

مایکروسافت 365 که آفیس 365 گفته می شد،نام برندی است که مایکروسافت آن را برای سرویس اشتراک گروهی از نرم افزارها و خدمات استفاده می کند.برای مصرف کنندگان خانگی،آفیس 365 امکان استفاده از مایکروسافت آفیس بر روی ویندوز و او اس ده و همچنین فضای ذخیره سازی بر روی سرویس ابری وان درایو به همراه 60 دقیقه تماس اسکایپ در ماه را می دهد.

برای کاربران کسب و کارها،آفیس 365 طرح هایی را پیشنهاد می دهد که خدمات پست الکترونیک و شبکه اجتماعی سازمانی را در قالب ویرایش میزبانی شده(hosted)اکسنچج سرویس،اسکایپ برای کسب و کارها،شیرپوینت و آفیس آنلاین،یکپارچگی با یامر به همراه دسترسی به نرم افزارهای مایکروسافت آفیس را ارائه می کند.

آفیس 365 شامل چندین نرم افزار و سرویس است که مایکروسافت هر چند وقت سرویس ها و نرم افزارهای جدیدی را به آن اضافه می کند.همه این سرویس ها از طریق کنترل پنل اختصاصی آفیس 365 که به صورت آنلاین در اختیار کاربر قرار می گیرد قابل مدیریت می باشد.

خانواده آفیس چند فرزند داره؟

آفیس یک مجموعه یا خانواده س که سه زیرمجموعه داره بدین شرح:

• برنامه های اداری(Desktop application)
• برنامه های سرویس دهنده(Server applications)
• برنامه های اینترنتی(Internet application)

موضوع ما در این مقاله برنامه های اداری آفیس هست که اتفاقا بیشترین استفاده رو بین کاربران داره شامل ورد،پاورپوینت،اکسز و اکسل. برخی برنامه های دیگر آفیس که کمتربا آنها سروکار داریم شامل:

• نرم افزار آوت لوک Outlook:

نرم افزاری برای مدیریت جامع ایمیل ها و سازماندهی آنها.این برنامه امکان طبقه بندی ایمیل های شما را فراهم می کند.

• نرم افزار پابلیشرPublisher:

پابلیشر نرم افزاری برای طراحی بروشورهای تبلیغاتی و پوستراست.قالب ها و طرح های این نرم افزار می تواند گزینه راحتی برای طراحی بروشور باشد.

• نرم افزار وان نوتOneNote:

نرم افزاری جهت ذخیره نوشته ها و به اشتراک گذاشتن آنها با دوستان.

• Visioویزیو:

نرم افزاری است که برای طراحی فلوچارت،نمودار،نقشه و … استفاده می شود.

• Infopath:

نرم افزاری کاربردی برای طراحی،ورود داده،انتشار و ارائه فرم های الکترونیکی.

• Sway:

نرم افزار ترکیب متن و تصویر برای یک ارائه.

• Teams:

نرم افزاری برای چت و گفتگوهای کاری.

• Projectپروجکت:

نرم افزار مدیریت پروژه با هدف کمک به مدیریت پروژه برای تخصیص و توسعه منابع به یک طرح،تجزیه و تحلیل فعالیت ها و مدیریت بودجه. این برنامه کاربران خاص خود را دارد. مدیران پروژه از طریق این نرم افزار می توانند مراحل پیشرفت پروژه،مواد و منابع مورد نیاز،بودجه و هزینه های مصرفی و در نهایت بازدهی پروژه را بررسی و مدیریت کنند.

 

کاربرد نرم افزار ورد Microsoft Word:

این نرم افزار نخستین بار در سال 1984 برای رایانه “اپل” وسیستم عامل “مکینتاش” منتشر شد اما پس از آن و در سال 1989 این برنامه به عنوان جزئی از مجموعه نرم افزاری آفیس تبدیل شد.

همان طور که می دانید برنامه ورد برای نوشتن و تایپ کردن استفاده می شود ورد برای بشر جایگزین قلم و خودکار و دفترچه یادداشت شد چرا که نسخه مناسب گوشی آن هم موجود است و به شما این امکان را می دهد که در هر مکان و زمان که هستید یادداشت های خود را در گوشی تایپ کرده،به فرمت های مختلف از جمله Doc یا pdf ذخیره کنید و برای خودتان نگه دارید یا آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

به ورد برنامه “واژه پرداز” هم می گویند، “واژه پرداز” از آن اصطلاح هایی است که پرمعنا است اما در ذهن نمی ماند و در مکالمات استفاده نمی شود. واژه پرداز یعنی برنامه ای که با آن می توان نوشت.

برنامه ورد برای خود رقبایی دارد اما طی سالها راست قامت چون سرو ایستاده واجازه نداده که سایر برنامه های واژه پرداز به اندازه او رایج و عمومی شوند خلاصه نتوانسته اند از میدان تایپ در ادارات و مشاغل و البته منازل بیرونش کنند.این رقبا چه برنامه هایی هستند؟  Appache Open , Liber Office , Google Docs , Abi Word, Writer ,  ,Affice Writer, Calligra Word.

اسناد و محتوای ایجاد شده در ورد را می توان در فرمت های معروفی چون pdf,rtf,txt,html ذخیره کنید اما فرمت های اختصاصی این برنامه docx و doc هستند.

اهمیت پاورپوینت(Power point) برای مشاغل:

این نرم افزار به عنوان ششمین مهارت از مهارتهای هفت گانه ICDL (در ادامه مقاله این اصطلاح را معرفی می کنیم)است. یکی از نرم افزارهای کاربردی اداری است. با این نرم افزار کاتالوگ های الکترونیکی،اسلایدهای معرفی شرکت،پروژه ها و محصولات و خدمات شرکت و اطلاع رسانی های مختلف تهیه و تولید می شوند.این نرم افزار علاوه بر بخش های اداری برای بخش تبلیغات کسب و کارها و شرکت های مختلف نیز بسیار استفاده می شود.

این نرم افزار امکان ارائه انیمیشن،جدول،نمودار،صدا،کنار هم قرار دادن متن و تصویر را برای کاربران فراهم کرده است در واقع باید گفت پارپوینت به شما کمک می کند فایل های چند رسانه ای درست کنید پس اگر بر این برنامه مسلط باشید نسبت به همکاران خود کارمند ارزشمندتری در شغل خود خواهید بود.در صنعت آموزش،برای دانش آموزان و دانشجویان،اساتید و … بسیار ضروری است.

نتایج مطالعات نشان می دهد ارائه مطالب با پاورپوینت به دلیل استفاده از صوت و تصویر همزمان موجب بهینه شدن یادگیری برای افراد می شود.

تاریخچه اکسل:

مایکروسافت اکسل جزء برنامه های صفحه گسترده است.این نرم افزار در 30 سپتامبر سال 1985 توسط شرکت مایکروسافت تولید شد.اولین نسخه اکسل فقط تحت سیستم عامل مکینتاش ارائه شد.

دو سال بعد در نوامبر سال 1987 اولین نسخه تحت ویندوز اکسل بوجود آمد.پس از آن در سال 1990 نسخه شماره 3 این نرم افزار تولید شد که قابلیت های خوبی به آن اضافه شده بود.در سال 1992 نسخه چهارم اکسل ارائه شد.روند بهبود و تقویت این نرم افزار در نسخه پنجم که در سال بعد عرضه شد سرعت چشم گیری پیدا کرد.در سال 1995 نسخه 7 مایکروسافت آفیس برای ویندوز 95 عرضه شد.

این اولین تغییر اساسی بعد از اکسل 5 بود و برای اینکه تمام محصولات آفیس نسخه یکسانی داشته باشند نسخه 6 ارائه نشد. پس از آن در سال 1997 نسخه 8 نرم افزار اکسل تحت مجموعه آفیس 97 ارائه شد.

در سال 1999 از مجموعه آفیس 2000 رونمایی شد.در این مجموعه نسخه 9 اکسل به چشم می خورد.در نسخه بعدی یعنی نسخه شماره 10 اکسل تغییر زیادی اعمال نشد.در سال 2003 نسخه 11 اکسل در مجموعه آفیس 2003 ارائه شد.در این نسخه بیشترین تغییرات مربوط به جداول بود.

نسخه 12 نرم افزار اکسل در سال 2007 تحت مجموعه آفیس 2007 ارائه شد.این مجموعه بروزرسانی بزرگی نسبت به ورژن قبلی داشت. در سال 2010 نسخه شماره 14 نرم افزار اکسل در مجموعه آفیس 2010 روانه بازار شد این دومین تغییر نسخه بعد از ورژن 12 بود.  بنابراین نسخه 13 عرضه نشد.

نسخه 15 اکسل که طبق معمول تحت مجموعه آفیس ارائه می شود در ژانویه سال 2013 رونمایی شد.در سال های بعد هر نسخه کامل تر شد تا در نهایت آخرین نسخه آن همان آفیس 365 است.

کاربرد اکسل در حسابداری:

می توان گفت نرم افزار اکسل از کتابخانه ای غنی از توابع مالی و محاسباتی استفاده می کند و به کاربر این امکان را می دهد تا به سادگی امور مربوط به حسابداری را انجام داده و امور مربوطه را به صورت سیستمی پیاده سازی کند.

به طور کلی از برنامه های صفحه گسترده به جای کاربرگ های معمول حسابداری استفاده می شود.همچنین از اکسل برای خودکار کردن سیستم های مالی،کنترل موجودی انبارها،میزان سود و میانگین کالاهای فروخته شده،درصدافزایش و کاهش سود و سایر نیازمندیهای موسسات تولیدی و بازرگانی استفاده می شود. از اکسل علاوه بر سازماندهی داده ها،برای نگهداری و پردازش داده ها و رسم چارت (نمودار)نیز استفاده می شود.

اگرچه متخصصین ریاضی و حسابداری علاوه بر اکسل از برنامه های دیگری استفاده می کنند ولی این نرم افزار بیشتر برای کارهای آماری ،مالی و حسابداری عمومی و کاربران خانگی مورد استفاده قرار می گیرد.

برخی مشاغل دیگری که از اکسل استفاده می کنند:

• تحلیل گر سرمایه گذاری:

این شغل نیاز به استخراج اطلاعات از گزارش ها و ایجاد یک مدل مالی دارد. برای این کار اکسل به کمک این افراد می آید.

• مشاور مدیریت:

در این شغل نیاز به تحلیل داده های بسیار است. برای این کار اکسل ضروری است.

• بازاریابی:

اکسل برای تحلیل نتایج بررسی های بازار و فرصتهای پیش روی هر کسب و کار، نمودارها و توابع مورد نیازابزار قدرتمندی است.

• تحلیل هوش تجاری:

یک تحلیل گر هوش تجاری تلاش می کند همه داده های گذشته و حال شرکت را بررسی کند تا بتواند جریان نقاط ضعف و قوت را تشخیص دهد.برای این کار اکسل بسیار مناسب است.

• مدیریت:

مدیران برای تحلیل بازار،مدیریت منابع انسانی،موجودی ها،تهیه گزارش ها و وضعیت مالی و … از اکسل کمک می گیرند.

هر شغلی که داشته باشید یا به دنبال کسب هر شغلی که باشید تسلط بر آفیس به شما کمک می کند.مدرسه کسب و کار کارابیز دوره آموزشی ورد،اکسل،اکسس و پاورپوینت را با کیفیت آموزشی عالی برای شما فراهم کرده است.

نرم افزار اکسس(Access):

در میان نرم افزارهای مختلف آفیس،اکسز اون برنامه ای است که امکان دسترسی سریع به داده ها،طبقه بندی و سازماندهی آنها و البته ویرایش حجم بالای داده را برای شما فراهم کرده است.اکسل هم برای طبقه بندی و سازماندهی داده ها استفاده می شود اما اگر تعداد داده های شما زیاد است و ممکن است به عدد هزار یا بالاتر برسد پس اکسز محیط بهتری برای ذخیره آنهاست. از اکسز برای توسعه انواع برنامه ها استفاده می شود از جمله:

• برنامه های تجاری
• برنامه های اداری
• برنامه های شخصی
• برنامه های گسترده
• برنامه های فرانت-اند(سمت کاربر) برای پایگاه داده های کلاینت/سرور
• برنامه های وب

چرا اکسس دوست داشتی است؟

• درصد خطا در اکسز به مراتب کمتر از اکسل است. وقتی شما با حجم زیادی از داده ها مواجه هستید احتمال خطا افزایش پیدا می کند مثلا ممکن است در دسته بندی این داده ها دچار خطا شوید اینجاست که اکسز مثل یک چتر نجات به دادتان می رسد.
• ممکن است اطلاعات زیادی را با برنامه اکسز وارد کرده باشید اما ناگهان یادتان بیفتد که ای دل غافل چند فاکتور و فیلد را فراموش کرده بودید! اصلا غصه نخورید اکسز عزیز برای شما این امکان را فراهم کرده است که بعد از ورود حجم بالای داده ها و اطلاعات،فیلدها یا جداول جدید اضافه کنید پس نفس راحت بکشید و ازداشتن آفیس خوشحال باشید… .

 

کاربرد اکسس در حسابداری:

بیشترین استفاده از نرم افزار اکسس در بخش حسابداری برای شرکت ها و سازمانهایی است که در زمینه فروش فعالیت می کنند و علاوه بر اطلاعات محصول،تعداد فروش، قیمت ها و … اطلاعات تمامی مشتریان خود را ثبت می کنند.

در چنین شرایطی و با استفاده از برنامه اکسس نه تنها اطلاعات طبقه بندی می شوند بلکه می توان بین هر یک از آنها ارتباط برقرار کرد و در نهایت گزارش های دقیق و مفصلی به دست آورد.با یادگیری برنامه اکسس و تسلط بر آن دسته بندی اطلاعات برای شما آسان می شود.

ICDL چیست؟

دوره ICDL یک گواهینامه جهانی و بین المللی برای مهارت های کامپیوتری است که سال 1995 توسط انجمن جوامع حرفه ای انفورماتیک اروپا ابداع شده است.این انجمن این روش ویژه را برای ارتقای سطح مهارت های فناوری اطلاعات در سراسر اروپا ابداع کرد که در حال حاضر در تمام جهان مورد استفاده و تایید است. این دوره سالهاست که مطابق با استانداردهای جهانی در ایران هم آموزش داده می شود.

نکته قابل توجه آن این است که برنامه های اصلی آفیس شامل ورد،پاورپوینت،اکسل و اکسس از بخش های مهم این دوره به شمار می روند که نشان دهنده اهمیت یادگیری آفیس برای مشاغل گوناگون است.

جمع بندی:

• تسلط بر نرم افزار آفیس نقش مهمی در پیدا کردن شغل دارد. کاربرد های تجاری این نرم افزارها بسیار زیاد است بنابراین تسلط بر برنامه های آفیس می تواند رزومه شما را تقویت کند.
• مایکروسافت آفیس علاوه بر نسخه های مخصوص کامپیوترهای رومیزی برای سیستم عامل های ویندوز و مک او اس،برای موبایل و سیستم عامل های اندروید و آی او اس هم توسعه یافته است.
• مایکروسافت 365 که آفیس 365 گفته می شد،نام برندی است که مایکروسافت آن را برای سرویس اشتراک گروهی از نرم افزارها و خدمات استفاده می کند.
• برنامه های آفیس سه دسته هستند:
• برنامه های اداری(Desktop application)
• برنامه های سرویس دهنده(Server applications)
• برنامه های اینترنتی(Internet application)
• اسناد و محتوای ایجاد شده در ورد را می توان در فرمت های معروفی چون pdf,rtf,txt,html ذخیره کنید اما فرمت های اختصاصی این برنامه docx و doc هستند.
• نرم افزار اکسل از کتابخانه ای غنی از توابع مالی و محاسباتی استفاده می کند. از اکسل علاوه بر سازماندهی داده ها،برای نگهداری و پردازش داده ها و رسم چارت (نمودار)نیز استفاده می شود.
• درصد خطا در اکسز به مراتب کمتر از اکسل است. دراکسز می توان بعد از ورود حجم بالای داده ها و اطلاعات،فیلدها یا جداول جدید اضافه کرد. اگر تعداد داده های شما زیاد است برای طبقه بندی آن از اکسس استفاده کنید.
• برنامه های اصلی آفیس شامل ورد،پاورپوینت،اکسل و اکسس از بخش های مهم دوره ICDLبه شمار می روند.