از زمان پیدایش خط و نوشتار تا الان ، نوشتن (مکاتبه) معمول ترین و راحت ترین و کم هزینه ترین وسیله ی انجام ارتباط و انتقال اطلاعات محسوب میشود و خداوند متعال نیز در سوره ی ” قلم” به قلم و آنچه می نویسد سوگند یاد کرده است و این پیام آسمانی بیانگر اهمیت نوشتن و ارتباط نوشتاری در حیات اجتماعی انسان هاست.
یکی از شیوه های ارتباط موثر داخلی و خارجی در سازمان ها و ادارات استفاده از گزارش نویسی و مکاتبات است. هر مدیریتی در هر سطحی که قرار دارد برای آن که بتواند از جریان امور حیطه ی کاری و مسئولیت خود آگاه باشد و واکنش های به موقع و منطقی نشان دهد باید گزارش ها را دریافت و ارسال نماید.
در دریافت و ارسال این گزارش ها و مکاتبات نتایج بررسی ها، تحقیق ها، بازرسی ها میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و طرح ها، نتایج فعالیت ها، پیامدها و اتفاقات و پدیده های مهم و حساسی که در محدوده ی سازمان و کسب و کارها رخ می دهد منعکس می گردد.
گزارش نویسی حلقه ی ارتباطی کارکنان، کارشناسان ، مجریان و مدیران هر کسب و کاری است. بنابراین گزارش ها تا حد زیادی بازتاب کیفیت کار و عملی است که از آن خبر و گزارش می دهد و می تواند بیانگر شخصیت فردی باشد که آن را نگارش و تنظیم کرده است.
دراین مقاله با انواع گزارش ، مراحل نوشتن یک گزارش خوب ، نکات لازم برای نوشتن یک گزارش طلایی و … آشنا می شویم.
گزارش و گزارش نویسی چیست؟
گزارش در لغت به معنی انجام دادن ، اظهار نظر کردن ، در میان گذاشتن و شرح و تفسیر کردن است.
از نظر تعریف حرفه ای ، ” گزارش” به مکاتبه ای گفته می شود که از سوی واحدهای سازمانی ویا کارکنان زیردست تهیه و طی آن خواسته ها یا پیشنهادات و نظریات یا نتیجه ی اقدامات و دستورات صادره جهت آگاهی از جریان امور و یا تصمیماتی که باید گرفته شود ، به مقام بالاتر ارائه می شود.
“گزارش نویسی” یعنی نوشتن و تشریح و توصیف مطالب یا اخبار و رویدادهای علمی یا ماموریت ها و اموری که انجام شده است.
در واقع گزارش نویسی ، فنی است که با آگاهی از آن فن ، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.
مراحل گزارش نویسی
-
مرحله اول : مشخص کنید خواننده ی گزارش چه کسی است
مرحله ی اول طلایی ترین مرحله و تا حد زیادی تعیین کننده ی موفقیت یا عدم موفقیت شما در ارائه یک گزارش درست است.
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا چه کسانی ، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار ، تمایلات ، خلق و خو ، تحصیلات ، تجربیات و نحوه ی تصمیم گیری خواننده ی گزارش و این که آیا او خود تصمیم می گیرد یا آنکه گزارش را برای اظهار نظر به دیگران ارسال می کند ، برای تهیه کننده ی گزارش بسیار مهم است. چون با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را طوری تهیه کنید که با توجه به شخصیت فرد مورد نظر ، حال وهوای او و مواردی که برای او مهم است بتوانید به هدف خود برسید.
همانطور که در مقاله مصاحبه های کاری گفتیم اگر بتوانید قبل از مصاحبه ، درباره ی مصاحبه کننده خود اطلاعاتی کسب کنید می توانید خود را بر اساس اینکه برای سازمان مورد نظر شما چه چیزهایی مهم است وفرد مصاحبه کننده به چه نکاتی توجه دارد خود را آماده کنید و احتمال موفقیت خود را دوچندان کنید. این به معنای دو رویی یانقش بازی کردن نیست بلکه منظور برخورد حرفه ای تر شماست.
مثلا اگر مدیر امور اداری هستید و معاون اداری و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد گزارشی از نحوه ی مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه کنید باید مطمئن شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد و یا اینکه گزارش را برای پاره ای از تصمیم گیری ها نزد رئیس سازمان ارسال می کند. این موضوع در طراحی و تعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است.
-
مرحله ی دوم: مرحله ی برنامه ریزی ، تدارکات و تهیه ی مقدمات
برای برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات روش های مختلفی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان و پژوهشگران به کار می برند و به روش علمی مشهور است. نویسندگان گزارش های اداری و فنی هم، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تایید هستند، لذا بهتر است که در مرحله ی برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود.
هر گزارش صرف نظر از صفحات عنوان ، فهرست مندرجات و ضمائم معمولا دارای این سه جزء است:
الف) خلاصه ی گزارش
ب)متن اصلی گزارش
ج) پایان گزارش
در صفحه ی عنوان مشخصاتی از قبیل عنوان گزارش ، نام گزارش نویس، سازمان و محل کار، تاریخ نگارش و دیگر اطلاعات لازم از نظر گزارشگر درج می شود.
عنوان باید روشن ، مختصر وگویا باشد و نشان دهد گزارش نهایی است یا پیش نویس یا مقدماتی.
فهرست مندرجات باید به گونه ای تنظیم شود که ساخت گزارش با نظرهای اجمالی از روی آن خوانده شود.
ضمائم شامل یادداشت ها، جداول و نمودارها، محاسبات و ارجاعات و دیگر مواردی است که پشتوانه ی نظرهای مندرج در گزارش هستند و بنا به دلایلی از وارد کردن آنها در متن اصلی گزارش خودداری شده است.
-
مرحله ی سوم : مرحله ی نگارش
این مرحله از مهم ترین مراحل گزارش نویسی است چون به منزله ی سند محسوب می شود پس باید تلاش کنیم این سند حدالامکان بی عیب و نقص از کار درآید و نقش خود را در پیشبرد هدفی که به خاطر آن گزارش تهیه شده ایفا نماید.
در مرحله ی نگارش ، با چهار مساله مواجه هستیم.
- تهیه پیش نویس
- مساله ی سبک نگارش
- مساله ی کلمات و جملات
- مساله ی پاراگراف
-
مرحله ی چهارم : مرحله ی تجدید نظر و اصلاح و تهیه ی متن نهایی مشخصات یک گزارش خوب
در این مرحله گزارش نویس موظف است مطابق برنامه ریزی اولیه اقدام به بازنگری متن نموده و اشکالات و ایرادات احتمالی آن را برطرف نماید.
ویژگی های یک گزارش نویسی طلایی
اگرچه گزارش ها از نظر هدف ، موارد استفاده ، نحوه ی تهیه و ارائه با یکدیگر تفاوت دارند اما در برخی خصوصیات با هم مشترک هستند از این رو برای تهیه ی یک گزارش خوب باید این نکات را مد نظر داشته باشید:
- گزارش باید صرفا منعکس کننده ی حقایق باشد و در هیچ موردی اطمینان بی جا و غیرمستند ندهد و عقاید و احساس و سلیقه در آن مداخله نکرده باشد.
- گزارش باید سرشار از اطلاعات لازم و کافی باشد و از هرگونه مطلب غیرضروری و یا بی فایده دور باشد و به طور صحیح و منظم تقسیم بندی شده باشد.
- گزارش باید نه خیلی طولانی و مفصل و نه خیلی کوتاه و مختصر باشد. یعنی به اندازه ای باشد که همه نکات لازم را در برگیرد و برای خواننده احساس خستگی ایجاد نکند بلکه موجب ترغیب او به خواندن تمام گزارش شود.
- گزارش باید بدون اظهارنظر صریح و قطعی درباره ی مسائل مشکوک و احتمالی باشد.
- نقل قول ها بدون تحریف و با دقت آورده شود .
- قواعد درست نویسی و نکات دستوری و علائم و نشانه ها در آن رعایت شود.
برای اطلاعات بیشتر درمورد گزارش نویسی اینچا کلیک کنید.
ویژگی های یک گزارشگر توانمند
گزارشگر باید دارای چند ویژگی فردی باشد از جمله قدرت تجسم ، تشریح و تفسیر.
-
منظور از ویژگی تشریح چیست؟
ذکر جزئیات و آوردن تمامی عناصر آگاهی دهنده از موضوع و خبر به صورت کتبی یاشفاهی را تشریح می گویند.
-
منظور از ویژگی تجسم چیست؟
توصیف موضوع با ذکر حالات و شرایط مادی معنوی به صورت قابل درک و احساس خواننده ، تجسم نام دارد.
-
منظور از ویژگی تفسیر چیست؟
به ارائه ی نظر و اعتقاد و برداشت های گزارشگر از موضوع به طور دقیق و منطبق بر واقعیت ها تفسیر می گویند.
بنابراین وظیفه ی گزارشگر در بازگویی مسائل استفاده از حواس پنجگانه ی خود بجای حواس خواننده است به طوری که به جای او ببیند ، بشنود ، لمس کند ، ببوید و بچشد. یعنی در یک کلام بگویم که باید در نوشتن گزارش خود را به جای خواننده بگذارید و از منظر او گزارش نوشته شده ی خودتان را بخوانید و قضاوت کنید. در این صورت است که خواننده می تواند تسلط کافی بر موضوع پیدا کند.
گزارشگر با استفاده از خلاقیت های ذهنی و تخیل پویای خود ، موضوعات کاری و اجتماعی را به صورتی زنده و موشکافانه در اختیار خواننده قرار می دهد و بالاخره میزان تسلط و مهارت گزارشگر در تکنیک های گزارش نویسی و آگاهی کامل از موضوع گزارش و در نظر گرفتن خواست ها و نیازهای خواننده ی گزارش ، باعث می شود گزارشی کامل ، گویا و با ارزش تهیه شود.
زیباسازی گزارش یادت نره…
آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده ی به جا از موارد زیر فراهم می شود:
- استفاده از دایره ها یا مربع های توپر کوچک
- خط کشیدن زیرنوشته ها
- استفاده از حروف بزرگ و پررنگ
- عنوان بندی
- امکانات بصری موثر
- تاکید بر بعضی نتیجه گیری ها از مطالب
- نمایش و سازماندهی پایه های پیچیده
ابزار نگارش مثل دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیرنوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پررنگ و عنوان بندی می تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. چون:
- نکات اصلی را تقویت می کنند
- بر شکل گیری منطقی بحث تاکید می نماید
- بخش های طولانی را تفکیک می کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می بخشند
ساختن نکات بصری – جداول و نمودارها
نمودارها بخش ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش های کوتاه هستند. طراحی این نکات بخشی از وظیفه ی شما به عنوان یک گزارش نویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه ی مسائلی مثل مدیریت، جداول و نمودارها را که شامل دیاگرام هاست به عنوان بخشی از فرایند حل مساله مطرح می کنند.
نویسندگان دریافته اند که این جداول و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنی دار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته می شوند به آنها کمک زیادی می کنند.
گزارش نویسان با تجربه ، قبل از نوشتن متن اولیه ، نمودارهایی پیش نویس می کنند حتی اگر از آنها به عنوان ابزار حل مساله استفاده نکنند.
ساختن نمودارها و جداول در این مرحله به شما اجازه می دهد که نتیجه گیری را کنترل کنید. وقتی با نمودار کار می کنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کرده اید، کم رنگ شده ، یا حتی غیر معقول به نظرآید.
در استفاده از نمودارها این نکات یادت باشه….
- آنها را با زیرکی و هوشیاری به کار گیرید.
- فرم و شکل مناسب را انتخاب کنید.
- به خواننده بگویید چرا نمودار مهم است.
- سادگی آن را حفظ کنید.
- اطمینان حاصل کنید که نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.
- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید.
مبالغه ممنوع!!!
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. پس هر نوع مبالغه خواننده را از هدف نویسنده دور می کند و اعتماد میان نویسنده و خواننده را متزلزل می کند. اگر مطلبی که درباره ی آن گزارش می نویسید ، برانگیزاننده نیست اما شما به دروغ تلاش کرده اید احساسات خواننده را برانگیخته کنید ، این گزارش اساسا گزارش درستی نیست.
لحن گزارش چطور باید باشد؟
در نگارش گزارش باید تلاش کنید همان طور که در یک جلسه ی رسمی صحبت می کنید ، بنویسید. منظور این است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی بدون تکلف بنویسیم. زبان فارسی از جمله زبان هایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاری اش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می کند ، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است.
اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه می شود مقصود آوردن زبان گفتاری نیست بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است. بدیهی است که می نویسیم ” نظرم این است که …” و نمی نویسیم ” نظرم اینه که …” .
انواع گزارش
معیارهای مختلفی برای تقسیم بندی گزارش ها وجود دارد. در ادامه چند دسته بندی برای گزارش ها را می خوانیم:
انواع گزارش ها بر اساس ارائه به دو نوع متفاوت تقسیم می شود:
الف) گزارش کتبی
چنانچه ارائه ی اطلاعات بررسی ها و پژوهش ها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می نامند.
ب) گزارش شفاهی
هرگاه اطلاعات ، بررسی ها و پژوهش ها به صورت سخنرانی و مشاوره (بحث و گفتگو) ارائه شود آن را گزارش شفاهی می گوییم. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه های بعدی، ایجاب می کند که گزارش ها به صورت شفاهی عنوان شود.
مزایا و مشکلات گزارش های کتبی و شفاهی
هر یک از دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرد و یکی از دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش انتخاب کند.
غالبا در سازمان های اداری کارکنان، گزارش های خود را شفاها به سرپرستان مستقیم خود ارائه می کنند و در مواردی که گزارش های کتبی نیز ارائه گردد در عین حال همان را مجددا به صورت شفاهی نیز بیان می کنند. بدیهی است هرگاه فاصله ی میان کارکنان و روسای آنها زیاد نباشد و گزارش ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد ، می توان در مواردی آنها را شفاها ارائه کرد.
ولی غالبا گزارش های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارسال می شوند.
مزایای گزارش های شفاهی
- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطلب برحسب شرایط زمانی و مکانی و نوع شنوندگان
- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن از نظر صرفه جویی در وقت
- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود
- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل فیلم و اسلاید و …
معایب گزارش های شفاهی
- نامناسب بودن محل گزارش ، نداشتن نور و شرایط لازم وکافی
- بودن وسایل مورد نیاز
- نبودن فرصت کافی برای دعوت افراد ذی ربط
- استباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده
مزایای گزارش های کتبی
- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه ی کافی
- امکان استفاده عمومی از گزارش ها از طریق تکثیر و انتشار آنها
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک ، آمار ، تابلوی رنگی، تصاویر و سایر امکانات تایپ و نگارش
معایب گزارش های کتبی
- احتیاج به صرف وقت برای نگارش
- صرف هزینه برای تهیه سیستم کامپیوتر و نیروی انسانی متخصص برای گزارش نویسی
- دشواری رعایت اصول گزارش نویسی
انواع گزارش ها بر اساس زمان ارائه
الف) گزارش های ادواری
مربوط به یک واحد اداری، صنعتی ، کشاورزی ، بازرگانی، فرهنگی و… است، در پایان یک دوره و در موعد مقرر تهیه و تنظیم می شود و مثلا ممکن است ماهانه یا سالانه باشد. این نوع گزارش ها درباره ی امور خصوصی صورت می گیرد و تقریبا شیوه و هدف معین و ثابت دارد. مثلا هر شش ماه یا یک سال ، یک بار ، زیان یا هزینه ی یک شرکت یا بانک ، یک موسسه ی انتفاعی، وضع دروس یک دانشکده و امثال اینها را بررسی و برآورد می کند مثل صورت برداری از موجودی انبار که چند وقت یک بار به صورت دوره ای باید گزارش شود.
ب) گزارش اتفاقی
این نوع گزارش جنبه ی منظم و تکراری ندارد بلکه اتفاقا و بر حسب نیازی که پیش می آید تهیه می شود. مثلا در یک اداره تصمیم می گیرند که یکی از شعبه ها را منحل کنند یا بر تعداد دوایر و تشکیلات موجود بیفزایند.
در یک بانک تصمیم می گیرند که معاملات خاصی روی سرمایه خود انجام دهند. در چنین مواردی معمولا فرد یا افراد مطلعی را مامور مطالعه و تهیه ی گزارش می کنند که درباره ی آن مطالب اطلاعات و مدارک را جمع کنند و در ضمن نتیجه ی بررسی و پیشنهادهای لازم را طی گزارشی ارائه نمایند.
این نوع گزارش ها را که گاه بر حسب احتیاج و برای مقصود ویژه ای تهیه می شوند گزارش های اتفاقی به شمار می آورند.
انواع گزارش ها بر اساس موضوع عبارتند از :
- گزارش های توضیحی
- گزارش های تحلیلی
- گزارش های ارزیابی
گزارش توضیحی
ممکن است گزارش ، جنبه ی توضیحی داشته باشد ومطلب یا مطالبی را در یک یا چند صفحه تشریح کنند. این نوع گزارش در فرم مختصر می گنجد. (منظور از مختصر ساده بودن گزارش و نداشتن اجزاء و مراحل گوناگون است.)
گاهی این شرح یا توضیح ساده است و مساله ای ندارد در این صورت موضوع گزارش توضیحی ، تنها شامل بیان حقایق خواهد بود. بدین ترتیب:
- موضوع
- متن، که تنها شامل بیان حقایق می شود
چنانکه گفتیم ، موضوع گزارش باید تاکید کننده ی متن گزارش یعنی حقایق امر( محتوای گزارش) باشد.
معمولا متن گزارش توضیحی سه قسمت دارد:
- مقدمه
- حقایق امر
- پیشنهاد یا نتیجه
گاهی در گزارش های توضیحی مساله ای نیز مطرح است . از این رو موضوع باید به نحوی بیان کننده ی مساله هم باشد و به عبارت بهتر ، موضوع دیگر ساده نیست بلکه تلفیقی است از مساله و حقایق امر.
پس موضوع گزارش توضیحی در این صورت شامل صورت مساله (توضیح مساله) و بیان حقایق امر یا محتوای گزارش خواهد بود. بدین ترتیب:
- موضوع ( تلفیقی از محتوای گزارش و مساله)
- متن که خودش شامل این بخشهاست:
- بیان حقایق
- توضیح مساله یا مقصود
- پیشنهاد یا نتیجه
این دسته از گزارش های توضیحی نیز ممکن است مقدمه داشته باشند یا نداشته باشند. معمولا مساله هایی که در این دسته از گزارش های توضیحی مطرح می شود ساده است و نیازی به تحلیل زیاد یا ارزشیابی ندارد و شخص تهیه کننده ی گزارش، به خوبی می تواند از عهده ی حل مساله برآید. غالبا حقایق امر با توضیح مساله یا مقصود همراه است.
غالبا بهترین صورت ها برای تلفیق مساله و موضوع ، حقیقت امر است که به شکل جمله ی خبری نوشته می شود. ولی چون غالب موضوع گزارش ها شکل مصدری دارند غالبا تصور می کنند ، موضوع حتما باید صورت مصدری داشته باشد و حال آنکه این فکر درست نیست.
به عنوان مثال در یک سازمان اداری سرپرستی هست که ده سال تجربه ی مفید دارد و واحدی را اداره می کند.در خلال این ده سال ، به مسائل و مشکلاتی برخورد کرده است که ممکن است حتی برای مدیر سازمان هم تازگی داشته باشد. اکنون می خواهد راه حلی ارائه نماید یا پیشنهادی بدهد که آن مشکلات و مسائل حل شود.
چنین سرپرستی تصمیم می گیرد راه حلی را نشان بدهد که احتمال پذیرفته شدن آن بسیار باشد و سرپرست وی آن را تصویب کند. اگر پیشنهاد یا توصیه ی چنین سرپرستی با آن سوابق روشن ضعیف باشد و پذیرفته نشود ، از چه کسی می توان بهتر از آن انتظار داشت؟
پس بهترین صورت انتخاب برای چنین سرپرستی که مشکلات و پیشنهادهایی دارد و می خواهد گزارشی در این مورد برای رئیس خود بفرستد صورت حقیقت امر است چون تجربه و احاطه ی او بر قلمرو خویش ایجاب می کند که از هر شخص دیگری راه و چاه را بهتر تشخیص دهد و دقیق تر پیشنهاد یا توصیه کند.
گزارش تحلیلی
در این گزارش حتما مساله ای وجود دارد که ممکن است راه حل یا راه حل هایی داشته باشد. نخست باید مساله را به روشنی توضیح داد. توصیه می شود که صورت مساله باید کامل باشد سپس راه حل یا راه حل ها را باید تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه گیری دقیق، بهترین راه حل را توصیه یا پیشنهاد کرد.
در گزارش های تحلیل بر خلاف گزارش های ارزشیابی که فکر یک نفر برای تنظیم آن کافی نیست بحث کوتاه است و مرحله ی نتیجه گیری نسبتا مفصل است این گزارش ها را یک نفر به تنهایی نیز می تواند تهیه و تنظیم کند و البته هم فکری و تبادل نظر با افراد ذی صلاح، بر اعتبار و سندیت گزارش می افزاید.
گزارش های ارزشیابی
چنانچه از نام این گزارش برمی آید، برای بررسی ابعاد مختلف مساله یا مسائل مطرح شده در این گزارش، لازم است جلسه ی مشورتی تشکیل شود و از راه بحث و هر نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد ، مزایا و معایب هر یک سنجیده شود و بهترین نظر انتخاب و به عنوان ” اداره ی جلسات مشورتی” تبادل نظر بر اساس تکنیک نتیجه ی نهایی اعلام گردد.
انواع گزارش بر اساس هدف از تنظیم:
گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شوند:
- گزارش کار
- گزارش حقایق امر
- گزارش فنی
- گزارش علل مساله
- گزارش و راه حل مساله
- گزارش اطلاعی
- گزارش مشورتی
- گزارش انتقادی
- گزارش تحصیلی
- گزارش های عمومی
انواع گزارش بر اساس کوتاه و بلند بودن:
- گزارش کوتاه
- گزارش رسمی بلند
حواستان به سلسله مراتب باشد…
در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد به همین دلیل معمولا دریافت کننده ی هر گزارش، روسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می شوند، برای ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر است. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر شوند.
جمع بندی
- گزارش نویسی حلقه ی ارتباطی کارکنان، کارشناسان ، مجریان و مدیران هر کسب و کاری است.
- گزارش نویسی ، فنی است که با آگاهی از آن فن ، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.
- قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا چه کسانی ، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
- هر گزارش صرف نظر از صفحات عنوان ، فهرست مندرجات و ضمائم معمولا دارای این سه جزء است:
الف) خلاصه ی گزارش
ب) متن اصلی گزارش
ج) پایان گزارش
- گزارشگر باید دارای چند ویژگی فردی باشد از جمله قدرت تجسم ، تشریح و تفسیر.
- گزارش باید صرفا منعکس کننده ی حقایق باشد و در هیچ موردی اطمینان بی جا و غیرمستند ندهد و عقاید و احساس و سلیقه در آن مداخله نکرده باشد.
- گزارش باید بدون اظهارنظر صریح و قطعی درباره ی مسائل مشکوک و احتمالی باشد.
- آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است.
- نمودارها بخش ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش های کوتاه هستند. طراحی این نکات بخشی از وظیفه ی شما به عنوان یک گزارش نویس است.
- معیارهای مختلفی برای تقسیم بندی گزارش ها وجود دارد . از جمله انواع گزارش بر اساس کوتاه و بلند بودن ، انواع گزارش بر اساس زمان ارائه و … .
- انواع گزارش ها بر اساس موضوع عبارتند از :
- گزارش های توضیحی
- گزارش های تحلیلی
- گزارش های ارزیابی
- گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شوند.
- مزایای گزارش های کتبی:
- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه ی کافی
- امکان استفاده عمومی از گزارش ها از طریق تکثیر و انتشار آنها
- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک ، آمار ، تابلوی رنگی، تصاویر و سایر امکانات تایپ و نگارش
- در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد.
