افرادی که مهارت حل مسئله ضعیفی دارند در برخورد با مشکلات دچار سرخوردگی می شوند و در رویارویی با موانع مختلف زندگی احساس ناکامی می کنند و در نتیجه تبدیل به افرادی عصبی و پرخاشگر می شوند که یا مشکل را رها کرده و یا گوشه گیر و افسرده می شوند.

مهارت حل مساله برای افراد یک توانایی ذهنی است که اغلب اکتسابی می باشد. باید این مهارت را با خود تمرین کنید تا در زمان مواجهه با مشکلات عدیده بتوانید از هنر حل مساله بهره ببرید و یک راه حل مناسب برای آن مشکل پیدا کنید.بنابراین اگر می خواهید در برخورد با چالش های زندگی موفق شوید کسب مهارت حل مساله نخستین قدم است.

حل مساله به این معنا نیست که دیگر نسبت به مشکلات هیچ نگرانی نخواهید داشت یا اصلا با مشکلی مواجه نخواهید شد.با یادگیری این مهارت می توانید مساله را به طور دقیق ارزیابی کنید بهترین راه حل ها رابیابید و در نهایت آنرا حل کنید.

یادگیری مهارت حل مساله کار چندان آسانی نیست و نوعی طرز فکر است که نحوه حل مشکلات کوچک و بزرگ را می آموزد. در این مقاله درباره انواع مدل های حل مساله، فرایند حل مساله و مزایای این مهارت در محیط کار صحبت می کنیم.

حل مسئله، مهارتی که هر کارفرما به دنبال آن است

چه هنرمند، برنامه نویس وب، مدیر یا سرپرست باشید در هرصورت مهارت حل مساله یک دارایی حیاتی در هر محیط کسب و کار حرفه ای است.

حل مساله که ارتباط نزدیکی با سایر شایستگی های شناختی از جمله خود مدیریتی و تفکر انتقادی دارد، یک مهارت کلیدی در محل کار است که کارکنان را برای مدیریت تغییر، برقراری ارتباط موثر و ارائه دیدگاهی تازه به مشکلات قدیمی تر توانمند می کند.

اما برای استفاده از مزایای تفکر منطقی و انطباقی در محیط کار، سازمان ها باید اقدامات جدی را برای پرورش مهارت های حل مساله کارکنان خود انجام دهند.

مهارت های حل مساله در محیط کار چگونه است؟

حل مساله در محیط کار در مقایسه با حل مساله در زمینه های دیگر چند تفاوت مهم دارد.از جمله ساختار رسمی در محیط کارو نقش حیاتی کار گروهی و تیمی در دستیابی به راه حل. مثلا ممکن است کسی که در حل مساله در خارج از محیط کار خوب عمل می کند در امور شغلی خود پیشرفت چشمگیری نداشته باشد.

فقدان مهارت حل مساله در محیط کار قطعا به ضرر هر کسب و کاری خواهد بود. اگرکارمندان و پرسنل شما مهارت حل مساله را داشته باشند در چالش های روزانه گرفتار نمی شوند و آنها را حل می کنند.فارغ از اینکه چه پست و شغلی دارید بی تردید چالش هایی پیش روی شما خواهد بود.

پرسنلی که این مهارت را دارند می توانند مسائل را شفاف سازی کنند، ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنند برایتان آرزو می کنم در زندگی شخصی و در محیط کار با افرادی که تمایل به حل مسائل ندارند و در مواجهه با چالش ها اصطلاحا صورت مسئله را حل می کنند، روبرو نشوید.

بطور مثال مانند این است که بخواهید با کسی به زبانی صحبت کنید که او آن زبان را بلد نیست، تلاش یک طرفه شما فایده ای ندارد و تنها فرسوده می شوید پس در استخدام پرسنل، در تشکیل تیم و در شراکت به این ویژگی و مهارت در فرد مقابل خود بسیار دقت کنید که بسیار مهم است.

افراد دارای مهارت حل مساله، در محیط کار چگونه عمل می کنند:

• فعالانه گوش می کنند
• تحلیلی و خلاقانه فکر می کنند
• راه حل های نوآورانه ارائه می دهند
• ارتباط موثر برقرار می کنند
• با اطمینان و بر اساس شواهد تصمیم می گیرند
• در کار تیمی خوب هستند

 

مزایای استفاده از مهارت حل مساله در محیط کار:

• از زمان ومنابع به نحو احسن استفاده می شود:

همه کسب و کارها زمان و منابع محدودی دارند. این بدان معنی است که وقتی مشکلی پیش می آید باید با استفاده از منابع موجود در سریع ترین زمان ممکن حل شود.یکی از مزایای اصلی مهارت های حل مساله در محل کار این است که کارکنان می توانند از تفکر نوآورانه خود برای اولویت بندی وظایف و تمرکز بر چالش های فوری پیش روی کسب و کار استفاده کنند.

این منجر به ارائه راه حل های موثری می شود که از منابع موجود در چارچوب زمانی موجود استفاده می کند.همچنین مهارت های حل مساله منجر به بهبود مدیریت زمان می شود زیرا کارکنان یاد می گیرند که تصمیمات سریع وموثر بگیرند. مهارت های حل مساله در جایی که از کارکنان انتظار می رود راه حل هایی برای مشکلات پیچیده یا فوری ارائه دهند ، حیاتی تر می شوند.

• کسب و کار می تواند بهتر به نیازهای در حال تغییر مشتری پاسخ دهد:

یکی از اهداف اصلی یک کسب و کار ارائه خدمات قابل اعتماد و عالی به مشتریان خود است.اما کسب و کارها در دنیایی پویا و متغیر زندگی می کنند که منجر به تغییر نیازهای مشتریان می شود که باید در اسرع وقت پیش بینی شود. کارکنان باید بتوانند ابتکار عمل را برای پاسخگویی به این نیازهای در حال تغییر به دست بگیرند.

نیروی کار مجهز به مهارت های حل مسئله می تواند به سرعت موقعیت خود را برای پاسخگویی بهتر به تغییرات در نیازهای مشتری و تحولات در محیطی که آن مشتریان درآن فعالیت می کنند، تغییر دهد.

• کسب و کار از منحنی عمر محصول پیشی می گیرد:

برای جلوتر ماندن از منحنی، یک کسب و کار باید در تمام سطوح فعال باشد.تغییر در محیط کار مدرن دائمی است و کسب و کارها باید راه حل های سریعی برای مشکلات ارائه دهند و آماده باشند تا از فرصت های جدید به محض ایجاد آنها استفاده کنند.

کارکنان باید مطمئن باشند که به طور مداوم هنجارها را به چالش می کشند و به سرعت با تغییرات در بازار سازگار می شوند. تیمی که می تواند با اطمینان مشکلات را حل کند، مشکلات را به عنوان فرصتی برای شروع تغییر و رشد می بیند که به حفظ کسب و کار از رقبا کمک می کند.

• کسب و کار می تواند ریسک را پیش بینی کند:

کارکنان مجهز به مهارت حل مسئله می توانند موقعیت های دشواری را که در محل کار ایجاد می شود، مدیریت کنند. آنها می توانند به طور ماهرانه با چالش هایی که برای کسب و کار ریسک ایجاد می کند مقابله کنند.

یک کسب و کار موفق باید بتواند احتمال اشتباه را ارزیابی کند و بتواند عواقب منفی آن را پیش بینی کند. مهارت های حل مسئله به کارکنان کمک می کند تا منابع احتمالی ریسک برای کسب و کار را پیش بینی کنند و در مورد بهترین راه برای مدیریت این ریسک ها تصمیم گیری کنند.

احساساتی نشو!

اولین گام برای دستیابی به مهارت حل مساله، شناسایی احساسات خودتان است. معمولا وقتی با مشکلات بزرگی مواجه می شویم ذهن ما بیش از حد درگیر می شود و ناگهان عواطف ناخوشایند زیادی را تجربه می کنیم که آمادگی آن را نداریم و شاید بیش از حد تحمل ما باشد. در این شرایط بهتر است عجله نکنید،بر احساسات خود مسلط باشید و سعی کنید با آرامش مسائل را تجزیه و تحلیل کنید تا بهتر بتوانید آنها را مدیریت کنید.

در این مرحله باید احساسات خود را شناسایی کنید و بر آنها غلبه کنید.اگر عصبانی هستید از خودتان بپرسید علت این عصبانیت چیست؟ اگر غمگین هستید از خود بپرسید چه چیزی موجب ناراحتی شما شده است؟ با شناسایی و کنترل احساسات اجازه نمی دهید عواطف بر شما غلبه کنند و کنترل خود را از دست دهید. با شناسایی احساسات و کنترل آنها می توانید برای حل سایر مشکلات آماده باشید.

وقتی احساسات خود را شناسایی کردید از خود بپرسید با این احساسات می خواهید چه کنید؟ احساسات بسیار مهم هستند زیرا هشدارهای جدی به ما می دهند. مثلا احساس ترس به ما هشدار می دهد که خطری در پیش است احساس خشم هشدار می دهد که ما به حمایت و امنیت نیاز داریم و احساس غم و اندوه به ما می گوید که اتفاق بدی برای ما افتاده و نیاز به آرامش داریم.

احساسات و عواطف نقش مهمی در زندگی ما دارند اما اگر راه های مواجهه و کنترل آنها را ندانیم ممکن است ما را غافلگیر کنند و به جسم و روان ما آسیب بزنند.اگر احساسات خود را نشناسید و برای کنترل آنها تمرین نکنید در مواجهه با مشکلات چون هیچ تمرینی نداشته اید سردرگم می شوید و نمی دانید چه کاری کنید.

وقتی احساسات خود را بشناسید و بتوانید آنها را از هم متمایز کنید و علت بروز هر کدام از آنها را بدانید به راحتی می توانید به پیش بروید و اجازه ندهید احساسات بر شما غلبه کند.مقاله هوش هیجانی درباره شناخت و مدیریت احساسات به شما کمک می کند.

آهسته و پیوسته:

کلید حل مشکلات بزرگ این است که نخواهید فورا آنها را حل کنید. در عوض ابتدا به احساسات خود توجه کنید و بررسی کنید در آن لحظه چه احساسی دارید، احساس خود را کنترل کنید و بعد تمرکز کنید که چطور می توان بدون استرس و هیجان مسئله را حل کرد. یک داستان قدیمی در مورد دو مرد چوب بر وجود دارد که تصمیم می گیرند با هم مسابقه دهند و ببینند چه کسی می تواند طی 5 ساعت درختان بیشتری قطع کند؟

مرد جوان تر بلافاصله با تبر خود شروع به قطع کردن درختان کرد و بعد از یک ساعت دید که تعداد زیادی درخت قطع کرده است اما مرد دیگر که میانسان بود هنوز شروع به کار نکرده بود پس او مطمئن شد که برنده مسابقه خواهد شد.بعد از پایان  زمان مسابقه و شمردن تعداد درختان قطع شده، متوجه شدند مرد میانسال تقریبا دو برابر بیشتر از مرد جوان درخت بریده است.

مرد جوان شوکه شد و از او پرسید: ” شما خیلی دیرتر از من شروع به کار کردی پس چطور توانستی این همه درخت قطع کنی؟” پیرمرد لبخندی زد و گفت: ” من ابتدا زمانی را صرف تیز کردن تبرم کردم و بعد شروع به قطع درختان نمودم”.

در حل مساله هم به همین صورت است لزومی ندارد که سریع اقدام به حل آن کنیم بلکه باید خونسرد و آرام بود،مسئله را تجزیه و تحلیل کرد. همه ابعاد وراه حل ها را انتخاب و آن را مرحله به مرحله پیش برد.هدف ما از مهارت حل مساله این نیست که به شما یاد دهیم صرفا مشکلات را حل کنید بلکه می خواهیم مهارت حل مساله را بیاموزید و تفکر مشکل گشایی و ارائه راه حل را در خود پرورش دهید.

نوع ذهنیت شما، فرمان ماشین حل مسئله است!

می توان گفت اولین چیزی که موفقیت و عدم موفقیت شما در حل مساله را مشخص می کند، چگونگی ذهنیت شماست. در ادامه انواع ذهنیتهایی که در حل مساله لازم دارید گفته می شود.

اولین ذهنیت در حل مساله: اعتماد به نفس در یادگیری

طرز فکر افرادی که تفکر حل مساله دارند بدین صورت است که مطمئن هستند راه حل مناسبی برای هر مشکلی پیدا می کنند و حتی اگر چنین راه حلی در حال حاضر وجود نداشته باشد آنها باز به خودشان اطمینان دارند. آنها به خوبی می توانند مهارت های مختلف حل مساله را بیاموزند و توانمندی های خود در این زمینه را افزایش دهند.

افرادی که تفکر حل مساله دارند به این معنا نیست که راه حل همه مشکلات را می دانند بلکه ذهن باز و خلاقی دارند که آماده یادگیری مسائل مختلف و جدید است.آنها به جای این که فقط بر یک راه حل تمرکز کنند به یادگیری راه حل های مختلف می پردازند. شاید کمی گیج کننده به نظر برسد که یادگیری چه ارتباطی به حل مشکل دارد؟

یادتان باشد دانشجویانی که طی سال سر کلاس حضور دارند و به خوبی مطالب آموزشی را می آموزند در پایان سال عملکرد بهتری از کسانی که غایب بوده اند خواهند داشت.

گاهی ما فراموش می کنیم برای عملکرد بهتر به یادگیری مداوم نیاز داریم. یادگیری کمی تمرین نیاز دارد وقتی برای یادگیری و به دست آوردن مهارت های جدید وقت می گذارید خودتان را برای موفقیت های بیشتر در آینده آماده می کنید.

افراد دارای تفکر حل مساله، در توانایی حل مشکلات به خود اعتماد دارند در نتیجه باعث می شود ترسی نسبت به مسائل ناشناخته نداشته باشند و به حل مساله و یافتن راه حل های مناسب بپردازند. بهترین کار این است که به خودتان اعتماد داشته باشید و بر یافتن راه حل های مناسب تمرکز کنید.

چند نکته در مورد اعتماد به نفس در حل مسائل:

• هرگز نگویید نمی توانم، بلکه سعی کنید راه حلی برای مشکلات پیدا کنید.
• در دنیای کنونی به راحتی می توانید از طریق اینترنت به اطلاعاتی که نیاز دارید دسترسی داشته باشید.
• اجازه ندهید عدم مهارت در یک موضوع موجب دلسردی و ناامیدی تان شود. شما میتوانید برای یادگیری از راه های مطالعه، شرکت در کلاس های آموزشی و حتی آموزش مجازی بهره بگیرید.

دومین ذهنیت در حل مسئله: فروتنی

این که ما بخواهیم دیگران نظرات ما را بپذیرند کار آسانی است اما اگر ما بخواهیم به حرف و نظر دیگران توجه کنیم کمی دشوارتر است.اغلب اوقات وقتی نوبت به خودمان می رسد پذیرش حرف دیگران شاید دشوار باشد و می خواهیم به نوعی اثبات کنیم که به تنهایی قادر به حل مشکلات خود هستیم،اما مغرور بودن در این زمینه کمکی به ما نمی کند و افراد فروتن که نظر دیگران را در زمینه های مختلف جویا می شوند به موفقیت های بیشتری دست می یابند.

همان طور که برای کسب اطلاعات منابع مختلفی وجود دارد برای حل مشکلات شما هم راه های مختلفی وجود دارد که می توان با نظرسنجی از افراد آگاه به راه حل های مناسبی دست یافت.برای این که موفق باشیم لزومی ندارد همه مشکلات را به تنهایی حل کنیم.

وقتی از دیگران کمک و راهنمایی می گیریم به این معنا نیست که فرد ضعیفی هستیم بلکه با این کار توانمندی ها و موفقیت های بیشتری کسب خواهیم کرد و به دیگران نیز می توانیم کمک کنیم.

گاهی بیان این که من به تنهایی نمی توانم این کار را انجام دهم،به ویژه به مدیر خود کار بسیار دشواری است. اما فردی با تفکر حل مساله بیشتر به حل مشکلات توجه دارد تا به این فکر باشد با چنین حرفی غرورش از دست می رود. هنگام مواجهه با مشکل باید از خود پرسید: هدف چیست؟ آیا می خواهیم به این نتیجه برسیم که ما بسیار باهوش و توانمند هستیم یا هدفمان حل این مشکل است؟

کسی که در مشکلات از دیگران کمک نمی گیرد بیشتر به دنبال تایید توانمندی های خودش است، اما افرادی که تفکر حل مساله دارند بر حل مسئله، راهنمایی و مشورت با دیگران تمرکز می کنند.

مراقب تله ها باش!

در فرایند حل مساله ممکن است دچار اشتباهاتی شویم یا در تله هایی گرفتار شویم. برخی از این تله ها عبارتند از:

• توجه زیاد به موانع اجرا:

حل یک مسئله و مشکل اجرای راه حل آن،در واقع دو امر جداگانه هستند و نباید روی هم اثر زیادی بگذارند.شاید نباید انتظار داشت که تمامی راه حل ها عملی شوند چون در عمل در اجرای بعضی از آنها مشکل بوجود می آید.

اما بین وقتی که انسان برای مسئله ای راه حلی پیدا می کند و تصمیم به اجرای آن می گیرد ولی در عمل موفق به اجرای آن نمی شود، با وقتی که فرد به سبب ترس از مشکلات اجرایی اصلابه موضوع نزدیک نمی شود و فکر کردن درباره آن را امری بیهوده می پندارد، تفاوت وجود دارد.

• فقدان دانش کافی و اطلاعات نادرست:

زمانی که افراد در حال تلاش برای حل مسئله ای هستند، باید بین دانش و اطلاعاتی که مرتبط به مسئله هستند و اطلاعات نامربوطی که به گمراهی منجر می شوند، تمایز قائل شوید.دانش به حل موثر مسئله کمک می کند و افرادی که از دانش کافی برخوردارند می توانند با فرضیه های بهتر مسئله را حل کنند.همچنین افراد ، با دانش  اطلاعات کافی این توانایی را دارند که به چند فرضیه به صورت همزمان توجه کنند.

• نگاه تک بعدی و چسبیدن به راهکار های قبلی:

گاهی افراد به این دلیل قادر به حل مسئله نیستند که نمی توانند از منظری دیگر به آن مسئله نگاه کنند. یعنی استفاده از راهبرد قبلی و نگاه نکردن به یک مسئله از یک منظر جدید و تازه.این امر افراد را از دیدن کامل تمامی گزینه هایی باز می دارد که ممکن است برای حل مسئله وجود داشته باشند. در چنین مواردی باید به کاربرد نامعمول راه حل های احتمالی یک مسئله اندیشید.

• عدم انگیزه کافی:

در فرایند حل مساله آگاه بودن به تنهایی کافی نیست. برخی از افراد ممکن است مهارت های بسیار خوبی برای حل مسئله داشته باشند و همه مراحل حل مسئله را بدانند ولی انگیزه کافی برای استفاده از توانایی هایشان نداشته باشند.داشتن انگیزه درونی برای حل مسائل و صبر و پشتکار در یافتن راه حل خیلی مهم است.

• بیان ضعیف مساله:

اگر در فرایند حل مساله، بیش از اندازه به موضوع بیان مساله بپردازید ویژگی خاص بودن و روشنی را از آن خواهید گرفت. اگر با در اختیار داشتن بیان مبهمی از مساله عجولانه دست به تجزیه و تحلیل بزنید، بی شک با ساعات طولانی کار و ارباب رجوعانی خسته و کلافه روبرو می شوید.

• اظهار و اثبات پاسخ:

عموما اظهار و اثبات بر پایه تجربه یا قیاس (به عنوان مثال من این مورد را قبلا دیده ام ، بدون آزمودن اینکه آیا واقعا این راهکار برای شکل کنونی مناسب هست یا خیر صورت می گیرد.پاسخ های این چنینی تحت تاثیر تعصب در دسترس بودن (صرفا توجه به حقایق دردست) تعصب مرجع (انتخاب محدوده عددی که قبلا مشاهده کرده اید)یا تعصب تایید (صرفا توجه به داده هایی که با قضاوت های شما تطابق دارند) تحریف می شوند.

• عدم موفقیت در تفکیک مشکل/مسئله:

تعداد اندکی مشکل وجوددارند که بدون آنکه بتوان آنها را به بخش های کوچک تری شکست،حل کرد. به عنوان مثال در یک حل مساله واقعی در سیدنی تیمی که مسئول بررسی هزینه عمومی بیماری آسم در شهر سیدنی بود،تنها زمانی که این مساله را به بخش های کوچکتر یعنی بروز و شدت بیماری تفکیک کرد،توانست به دید عمیق تر و اساسی تری نسبت به دست یابد.

در بخش غربی سیدنی،میزان بروز بیماری آسم تنها ده درصد از بخش  شمالی بود. اما میزان مرگ و میر و بستری 65-54 درصد بیشتر بود. این تیم با شیوه تحقیقی آشنایی داشت که با استفاده از آن بیماری آسم را به موقعیت اقتصادی- اجتماعی و پوشش درختی در منطقه،ارتباط داد.

نتایج حاکی از آن بودند که موقعیت اقتصادی – اجتماعی ساکنین بخش غربی سیدنی بسیار پایین تر بود و پوشش درختی این منطقه 50درصد کمتر از بخش شمالی شهر و حداکثر میزان روزانه ذرات معلق در هوا، 50درصد بالاتر بود.

این نتایج منجر به ارائه رویکردی نوآورانه در خصوص رسیدگی به سلامت تنفسی افراد با ارائه راهکارهای طبیعی، نظیر افزایش پوشش گیاهی در منطقه به منظور جذب ذرات معلق در هوا شد.

دیگر تله ها یا اشتباهات عبارتند از:

• روبرو شدن با مسائل خارج از کنترل فرد یا گروه.
• استفاده از راه حل های مرسوم به جای یافتن یک راه حل ابتکاری.
• عدم توانایی در ارائه دلایل معقول برای انتخاب یک راه حل.
• عدم برنامه ریزی کامل برای مراحل اجرا و ارزیابی راه حل انتخابی.
• عدم توجه به ساختار و هنجارهای تیمی

فرایند حل مساله :

شیوه ها و مدل های مختلفی برای فرایند حل مساله وجود دارد.چند مورد از آنها به این شرح هستند:

حل مسئله از نظر دیویی(John Dewey):

حل مساله از نظر جان دیویی پنج گام یا پنج مرحله دارد.

• موقعیت ابهام آمیز:در این مرحله، فرد به دلیل آنکه در موقعیتی نامعین قرار می گیرد دچار حیرت و سردرگمی می شود.
• تعریف مسئله: در این مرحله فرد به بررسی موقعیت نامعین می پردازد و آن وجه از موقعیت،یعنی وجه ناهم خوان را که مانع تداوم فعالیت است شناسایی می کنند.
• روشن ساختن مسئله: این مرحله متضمن بررسی دقیق،موشکافی،بازبینی و تحلیل عناصری است که در موقعیت نامعین وجود دارد. در این مرحله فرد به طور منظم و فکورانه درباره مسئله به تحقیق می پردازد تا افکار، مواد و ابزارهایی را کشف کند که ممکن است در گشودن مشکل به کار بیایند.
• ایجاد فرضیه های موقت: فرد گزاره هایی به صورت” اگر چنین است… پس چنان است” را که به عنوان ابزارهای بالقوه ای برای حل مساله هستند تشکیل می دهد(فرضیه سازی).بر اثر فرضیه سازی و گمانه زنی، فرد راه حل های موقت و بالقوه ای را ابداع می کند که می توانند از عهده حل مشکل برآیند و با حداکثر احتمال، وقوع نتیجه مطلوب را تضمین کنند.
• آزمایش فرضیه: این مرحله تعیین کننده ای است که در آن فرضیه،آزمایش و بر اساس آن عمل می شود.اگر آزمایش مسئله را حل کند،فرضیه صحیح است و پیامد مطلوبی را به بار می آورد و فرد فعالیت خویش را ادامه می دهد تا مسئله دیگری رخ دهد اما اگر مسئله بر جای ماند، به فرضیه دیگری برای آزمودن نیاز است.

چرخه PDCA(چرخه دمینگ) برای حل مساله:

یکی از مدل هایی که برای حل مساله مطرح شده چرخه دمینگ است.این چرخه که برای اولین بار در دهه 1930 توسط شوارت مطرح شد و بعدها دمینگ آن را تبیین و ارائه کرد، چارچوبی برای بهبود فرایند یا سیستم فراهم می کند. این چرخه به نحوی طراحی شده است که مدلی پویاست. یعنی آخرین گام تکامل مرحله قبلی به منزله اولین گام مرحله بعدی خواهد بود.مراحل این چرخه عبارتند از:

P(برنامه ریزی): مرحله نخست و مهم این چرخه برنامه ریزی است. هر فرد یا سازمانی برای کاری که می خواهد شروع کند باید برنامه ریزی داشته باشد و در برنامه ریزی باید مشخص شود هدف چیست؟ چقدر زمان نیاز است؟ چقدر باید هزینه کرد؟ و برای انجام کار به چه اقدام هایی نیاز است.

D(اجرا): پس از برنامه ریزی باید اقدام کرد. باید شروع به اجرای کارها و اقدام ها کرد و کارها را پیش برد.

C(کنترل):در مسیر اجرا، سازمان باید کنترل های مناسب را بر اجرا داشته باشد تا مطمئن باشد در مسیر اهداف حرکت می کند و در مسیر صحیح می رود.

A(اقدام):پس از تحلیل،سازمان یا فرد به نکاتی می رسند که می تواند در بهبود روند کار به آنها کمک کند. برای مثال شاید مسیری را اشتباه رفته اند و کاری را اضافه انجام داده اند. در این مرحله اقدام های اساسی برای حل مشکلات توصیه می شود که با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.

حل مسئله تیمی(فرایند هشت مرحله ای حل مسئله ):

در سال 1987 شرکت فورد فرایند هشت مرحله ای حل مسئله را با نام “حل مسئله به صورت تیمی” ابداع کرد. در اواسط دهه 1990 نیز فورد اصل دیگری به نام گام صفر را( که برنامه ریزی فرایندها بود) به این گام ها اضافه کرد.این الگو امروزه استاندارد جهانی فورد یا هشت گام حل مسئله نامیده می شود.

فورد این فرایند را به منظور کمک به تیم ها در کنترل کیفیت و مسائل ایمنی،در پیدا کردن راه حل های دائمی ومناسب برای مسائل و جلوگیری از تکرار آنها ایجاد کرد. علی رغم اینکه کاربرد اولیه این الگو در تولید، مهندسی و صنایع هوایی بوده است اما در صنایع دیگر نیز می تواند بسیار مفید باشد. هشت گام این فرایند عبارتند از:

گام صفر، برنامه ریزی:

قبل ازتشکیل تیم برای حل مسئله، نیاز به برنامه ریزی در خصوص اینکه اعضای تیم چه کسانی باشند، چه مدت زمان و چه میزان منابع برای حل مسئله نیاز است، وجود دارد.

گام اول،ایجاد تیم:

اعضای تیم باید کسانی باشند که از توانایی، زمان و انرژی کافی برای فرایند حل مسئله برخوردار باشند. احتمال اینکه تیم متنوع نسبت به تیمی یکدست،راه حل های خلاقانه بیش تر و بهتری ارائه کنند زیاد است.البته ممکن است در تیم متنوع دیدگاه های مختلف یا متضاد وجود داشته باشد و اعضای تیم زمان زیادی را صرف جمع بندی اختلاف نظرها کنند یا حتی به راه حل مشخصی نرسند.

با ایجاد نمودار تیم،می توان اهداف و نقش های هر یک از افراد را مشخص کرد.سپس تلاش شود با ایجاد اعتماد در تیم، افراد را در فرایند حل مسائل درگیر کرد.مقاله مهارت های نرم کمک می کند استاد همدلی با اعضای تیم شوید.

گام دوم،تشریح مسئله:

زمانی که تیم مورد نظر تشکیل شد،مسئله با جزئیات کامل تشریح می شود و پنج سوال مشهور شامل چه کسی،چه چیزی،چه زمانی،کجا و چگونه مشخص می شوند.

گام سوم، اجرای راه حل موقت:

زمانی که تیم مسئله را شناسایی کند،می توان آن را به صورت موقت حل کرد.برای بهره گیری از ایده های جدید همه اعضای تیم می توان از طوفان فکری یا روش دلفی(Delphi) استفاده کرد.زمانی که گروه راه حل های موقت را ارائه دهد،مسائلی چون هزینه، زمان اجرا و تاثیرات آن بررسی می شود.راه حل کوتاه مدت باید سریع و راحت باشد و ارزش پیاده سازی داشته باشد.

گام چهارم، شناسایی و حل ریشه ای مسئله:

پس از اجرای راه حل موقتی،نوبت به حل ریشه ای مسئله می رسد.

گام پنجم،تایید راه حل:

دراین گام تیم به دنبال راه حلی دائمی و مناسب است. البته قبل از پیاده سازی باید به طور دقیق آزمایش شود تا باعث مشکل جدیدی نشود.

گام ششم، پیاده سازی راه حل دائمی:

هنگامی که تیم در راه حل نهایی به اجماع رسید،طبق برنامه به حل مسئله پرداخته می شود. البته باید از صحت راه حل جدید و راهکارهای پیاده سازی و انجام صحیح آن اطمینان حاصل کرد.

گام هفتم،پیشگیری از وقوع مجدد مسئله:

پس از اطمینان از راه حل دائمی مسئله، باید دوباره تیم دورهم جمع شوند و نسبت به شناسایی چگونگی جلوگیری از تکرار دوباره مسئله و مشکلات آن اقدام شود که ممکن است به روزرسانی استانداردها، سیاست ها،رویه ها یا دستورالعمل های کسب و کار یا شرکت یا آموزش بعضی افراد برای این استانداردها نیاز باشد.

گام هشتم، جشن موفقیت برای تیم:

آخرین مرحله این تکنیک،گرفتن جشن پیروزی و دادن پاداش برای موفقیت تیم است.

روغن کاری فرایند حل مسئله:

اگر شما روش های حل مسئله را یاد بگیرید و بخواهید چه در زندگی روزمره و چه در کسب و کار خود از آن استفاده کنید باید بدانید واقعیت این است که مهارت حل مسئله تنها به یادگیری فرایند حل مسئله محدود نمی شود. اینکه فرد توانایی رویارویی با مسائل زندگی شخصی و شغلی و حل آنها را داشته باشد نیاز به یک سری مجموعه مهارت ها دارد که بیشتر جنبه ذهنی و روانی دارند یعنی اینکه روحیه شما چگونه است مهم تر از این است که فرایند حل مسئله را بلد هستید یاخیر.

فرایند حل مسئله را با سرچ ساده در گوگل می توانید پیدا کنید مهم تر از آن تمرین عملی این مراحل است والبته پیش نیاز آن روحیه و ذهنیت مناسب شماست. اینها مواردی هستند که می توان گفت فرایند حل مسئله را برای شما روغن کاری می کنند تا چرخ ذهن شما به درستی بچرخد و راه حل های خوب به موقع به ذهنتان بیایند. این موارد شامل:

• طبیعی دانستن مسائل و مشکلات:

برای کسب مهارت در حل مسائل، ابتدا باید قبول کنیم که وجود مسائل و مشکلات یک امر طبیعی و جزئی انکار ناپذیر از زندگی هستند.

• توانایی تولید ایده های متعدد برای هر مسئله:

الزاما اولین راه حل بهترین راه حل نیست.هرچه تعداد ایده ها و راه حل های تولید شده بیشتر باشد،احتمال رسیدن به یک راه حل کارآمدتر،بیشتر خواهد بود.پس باید تا حد امکان ایده تولید کرد حتی اگر برخی از آنها غیرمنطقی و غیرعملی به نظر می رسند.

• تفکر خلاق، ایده پردازی و تفکر منطقی:

پس از تولید راه حل های فراوان برای حل مسئله، نوبت به انتخاب بهترین و کاراترین ایده ها با کمک  تفکر منطقی می رسد.در این مرحله ممکن است لازم باشد بعضی از ایده ها تعدیل یا با هم ترکیب شوند و ایده های جدیدی به وجود بیایند.

• نگرش مثبت:

این امر در حل مسئله بسیار مهم است.بعضی افراد وقتی در زندگی با یک مشکل روبرو می شوند، آن را حل نشدنی می دانند.در این حالت اگر فرد تصور کند که یک مشکل حل شدنی نیست،انگیزه خود را برای تلاش کردن از دست می دهد اما اگر پیش آمدن یک مسئله را فرصتی برای پیشرفت و ترقی خود ببینید،با انگیزه و اعتماد به نفس بیش تری برای حل آن اقدام می کند.

• مشورت کردن با دیگران:

به منظور یافتن راه حل های مناسب، باید تا حد ممکن از افراد مطلع و آگاه در داخل یا خارج از سازمان مشورت گرفت.

• مدیریت تفکرات منفی:

مدیریت تفکرات منفی وکنترل احساسات و عواطف، می تواند از راه حل های اشتباه و اتخاذ تصمیم های نادرست جلوگیری کند.وجود مسئله یا مشکل، دلیل بر ضعف،بی کفایتی، بی لیاقتی، بی استعدادی و نادانی یا ناتوانی و … نیست. بنابراین نباید احساس درماندگی کرد.

• آموزش:

حل مسئله به مانند بسیاری دیگر از مهارت های زندگی، نیازمند آموزش است و افراد بایستی توانمندی لازم در این زمینه را کسب کنند.البته در سازمان ها هم باید به مقوله آموزش این مهارت ها توجه شود.

• توجه به ویژگی های شخصیتی:

اصولا افراد با سبک های شخصیتی گوناگون به شیوه های مختلفی سعی در حل کردن مسائل مختلف می کنند، باید به این نکته توجه کرد.

برای شناخت بیشتر ویژگی های فردی و شخصیتی نیازه مقاله خودشناسی رو بخونین.

• تصمیم گیری با آرامش خاطر و فرصت کافی:

تصمیم گیری نباید با عجله باشد و باید برای آن زمان کافی صرف کرد.در غیراین صورت پیامدهای مطلوبی کسب نخواهد شد و منجر به اتخاذ تصمیم های نادرست خواهد شد.

• مشخص کردن شرح وظایف افراد:

به خصوص در حل مسئله گروهی، برای اینکه فعالیت های حل مسئله در زمان مناسب و به شکل بهینه و با بهره گیری از حداکثر توان افراد انجام شود باید شرح وظایف شغلی کارکنان در مسئولیت های واگذار شده در فرایند حل مسئله به روشنی مشخص شود.

• داشتن برنامه برای شکست و ناامیدنشدن:

اگر راه حلی که انتخاب شده برای حل مسئله کارساز نبود نباید ناامید شد و باید برای یافتن راه حل های جدید، دوباره تلاش کرد.بنابراین باید همیشه راه حل های جایگزین داشت تا در صورت شکست بتوان از آنها در موقعیت مناسب استفاده کرد.

این فرایند مدیریت مسئله است نه الزاما حل آن ، بنابراین باید از شتابزدگی پرهیز کرد.زمان بندی بهترین برنامه ها هم به علت شرایط ناخواسته ای که ممکن است پیش بیاید ممکن است تغییر کند.

• انعطاف پذیری:

راه حل ها و برنامه عمل باید انعطاف پذیر باشند و باید این انتظار را داشت که بعضی راه حل ها مورد بازبینی قرار بگیرند.

جمع بندی:

• مهارت حل مساله برای افراد یک توانایی ذهنی است که اغلب اکتسابی می باشد.
• مهارت حل مساله یک دارایی حیاتی در هر محیط کسب و کار حرفه ای است.
• یکی از مزایای اصلی مهارت های حل مساله در محل کار این است که کارکنان می توانند از تفکر نوآورانه خود برای اولویت بندی وظایف و تمرکز بر چالش های فوری پیش روی کسب و کار استفاده کنند.
• نیروی کار مجهز به مهارت های حل مسئله می تواند به سرعت موقعیت خود را برای پاسخگویی بهتر به تغییرات در نیازهای مشتری و تحولات در محیطی که آن مشتریان درآن فعالیت می کنند، تغییر دهد.
• کارکنان مجهز به مهارت حل مسئله می توانند موقعیت های دشواری را که در محل کار ایجاد می شود، مدیریت کنند.
• اولین گام برای دستیابی به مهارت حل مساله، شناسایی احساسات خودتان است.
• کلید حل مشکلات بزرگ این است که نخواهید فورا آنها را حل کنید.
• می توان گفت اولین چیزی که موفقیت و عدم موفقیت شما در حل مساله را مشخص می کند، چگونگی ذهنیت شماست.
• طرز فکر افرادی که تفکر حل مساله دارند بدین صورت است که مطمئن هستند راه حل مناسبی برای هر مشکلی پیدا می کنند و حتی اگر چنین راه حلی در حال حاضر وجود نداشته باشد آنها باز به خودشان اطمینان دارند.
• زمانی که افراد در حال تلاش برای حل مسئله ای هستند، باید بین دانش و اطلاعاتی که مرتبط به مسئله هستند و اطلاعات نامربوطی که به گمراهی منجر می شوند، تمایز قائل شوید.
• گاهی افراد به این دلیل قادر به حل مسئله نیستند که نمی توانند از منظری دیگر به آن مسئله نگاه کنند.
• برای کسب مهارت در حل مسائل، ابتدا باید قبول کنیم که وجود مسائل و مشکلات یک امر طبیعی و جزئی انکار ناپذیر از زندگی هستند.